間接部門の見直しを行う際には、様々な手段で情報収集を行うことでしょう。業務改善の手段や、実際に進めていく上での優先順位など、たくさんの情報が入手できます。その情報の中でも、何度も繰り返し出現するキーワードがあります。
本コラムでは、そのキーワードの内、間接部門担当者ならば、必ず知っておくべきキーワードをご紹介いたします。
間接部門の指標に関するキーワード
■直間比率
会社全体の人数・もしくは人件費における直接部門と間接部門の比率のことを指します。この比率が低いほど、間接部門のコストを低く抑えられていることを示しており、効率的に事業を運営できていることがわかります。
(参考：直間比率とは？直間比率を意識する重要性)
■生産性（人時生産性）
生産性とは「アウトプット（付加価値額） ／インプット（従業員総労働時間）」で示される指標です。生産性を向上させるためには、分子のアウトプット（付加価値額）を増やすか、分母であるインプット（従業員総労働時間：人数 × 時間）を減らすかという手段が考えられます。アウトプットは通常、お客様などの外的要因からの影響を強く受けるため、内部努力で変化させられるインプットを減らすための工夫や努力を日々推進することが不可欠です。
(参考：間接部門での定量的指標の設定で実現できること)
■KGI／KPI
KGI(Key Goal Indicator)：重要目標達成指標、KPI(Key Performance Indicator)：重要業績評価指標をそれぞれ意味します。KGIは最終的な目標を指しており、KPIは戦略目標に向けた組織活動の評価指標として中間目標に設定されます。現場のメンバーが業務を正しい方向へと進めていくための指標であり、また、客観的な成果の測定を可能にします。
(参考：間接部門の定量化を実現するKPI設定の方法、現場を巻き込む間接部門のKPI管理)
■工数
間接部門においての工数とは何の業務に対してどれくらいの時間で対応したのかを指します。間接部門では、「ヒトの力＝工数」が一番の資源であり、適正な工数を業務に投入できているかが生産性の指標となり、業務改善には不可欠な要素となっています。
(関連コラム：バックオフィス部門の工数管理が生産性向上につながるその理由、工数データを活用したバックオフィス部門の生産性向上の手法)
間接部門の業務改善に関連するキーワード
■バックオフィスとミドルオフィス
バックオフィスとは、社内に向けた業務を行う部署を指します。企業運営に寄与する業務を担っているため、管理部門などと呼ばれることもあります。ミドルオフィスとは、直接部門がより高い成果を生むためのサポートを行う部署のことを指しており、お客様に関連した業務を行っています。事務業務と一括りにするのではなく、誰に向けて何を提供しているのかを考えることで業務の品質や価値を高めることができます。
(参考：バックオフィス・ミドルオフィスとは？-みんなのための間接部門-、ミドルオフィスにおける付加価値の創造)
■業務フロー図（フローチャート）
業務プロセスを決められた記号を用いて視覚的に表現する方法。業務フロー図の作成により、「誰が」「どのタイミングで」「どう関わるのか」が明らかになることで、課題や改善箇所を浮き彫りにすることができます。
(関連コラム：業務フロー図の書き方と業務改善への活用ポイント)
■ECRS（イクルス）
ECRSとは、Eliminate(排除)、Combine(結合)、Rearrange(代替)、Simplify(単純化)の英語の頭文字から取ったものであり、業務改善を効率的に進めるための視点や順番を示しています。ECRSというフレームワークを利用することで、業務改善の効果を最大化することに繋がり、過剰・過少な改善を避けることができます。
(関連コラム：業務改善に役立つフレームワークECRS（イクルス）とは？)
■RPA
RPAとは、Robotic Process Automationの略称であり、PC上で行われる作業をソフトウェアがヒトの代わりに実行する技術です。大半のツールが複雑なプログラム言語を使用せずに視覚的にシステム設計可能です。RPAを用いることで、オフィスワークのうち、単純・反復的な業務を自動化することが可能になり、ヒトという資源をより生産性の高い業務へと振り分けることが可能になります。
(関連コラム：RPAとは？スモールスタートで始める導入のポイント)
■BPO
BPOとは、Business Process Outsourcingの略称であり、専門的な知識やスキルを持つ外部の企業へ業務やビジネスプロセスの一部を委託することを意味します。単に業務の代行を依頼するのではなく、既存の業務の再設計も行うため、業務改善を伴います。バックオフィス業務のうち、ノンコア業務にBPOを導入することによって、より付加価値の高い業務にヒトを振り分けることができます。
(関連コラム：BPOとは？外部リソースを活用した業務マネジメント、業務の最適化を推進させるBPOとは)
ご紹介したキーワードは実際によく検索されており、間接部門の見直しを進めていく際には必ず見聞きするかと思います。その際には、ぜひ本コラムをご覧いただきお役立てください。業務改善を進めていく上でアイデアを出す軸として使える定番フレームワークは下記よりダウンロードいただけます。
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