オフィス業務をする中で、業務フロー図やフローチャートを見たり作ったりしたことがある方も多いかと思います。実際にフロー図は内部統制やマニュアルなどで必要に駆られて作成することも多く、作るのになかなか時間はかかりますが結局活用はしていない、うまく活用できていないなどの状況になっていることもあるのではないでしょうか？
ですが、業務フロー図はうまく活用することで業務改善において大きな役割を担うことができます。実際に当社のご支援の中でも作成することが多く、作成後も定期的に更新することで最新版を保つようお伝えしております。
せっかく時間をかけて作った業務フロー図を放置してしまわないためにも、その役割を改めて理解し活用につなげましょう。
業務フロー図（フローチャート）作成の方法については下記のコラムでご紹介しておりますので是非併せてご覧ください。
（参考：業務フロー図の書き方とそこから見える改善の糸口）
業務フロー図の役割
業務フロー図とは、業務の手順や仕事の流れを矢印や図形を用いて図として表したものです。業務一覧（業務体系表）とは異なり、関係者や作業のステップをより視覚的に理解しやすいといった特徴があります。誰でも流れを直感的に理解できるためマニュアルの一部として記載したり、内部統制の資料の一つとして使用したりすることが多くあります。
また、部署の垣根を越えて１業務としてフロー図を作成し、互いに共有することで認識統一ができ、担当者や部署ごとにやり方が異なるといった業務の属人化の抑制にもつながります。
このように業務フロー図は現状を把握するツールとして大きな役割を担うことができるのです。しかし、現状把握のためのみの活用になると一時的なものとなりやすいのも事実です。では、現状把握から更に一歩進んだ生産性向上に業務フロー図を役立てるためにはどのようなポイントをおさえておけばよいのでしょうか。
業務改善に業務フロー図をフル活用
業務フロー図を作成する中で「この手順複雑だな」「この部分はやり方が人によってばらばらだな」などという点に気付くこともあるかと思います。それが業務改善の糸口です。
業務フロー図では関係者や業務担当者をスイムレーンとして表現するため、業務改善に必要な5W1Hを把握することにも適しています。具体的には以下のようなケースで業務フロー図を活用することができます。
・重複業務の洗い出し
・担当者や担当部署などの業務領域の整理
・ツールやBPOなどの置き換えによる改善業務の把握
・RPA業務の選定
例えばツール導入をする場合、そのツールを活用することで目的の業務が置換され改善されることはイメージしやすいかと思います。併せて、業務フロー図を活用して検討することで意外とその前後や別の業務でもそのツールが活用できることがわかったり、逆にツールを入れることで増える業務や影響を受ける部署を把握したりすることもできます。
このように業務フロー図を活用することで感覚での業務改善を検討するのではなく、実態に沿って業務改善の効果や影響を検討することができるのです。
業務フロー図は作って終わりじゃもったいない
生産性向上を意識することが当たり前となった現在では、業務改善やツール導入などが突発的に発生し、かつスピード感が求められます。とはいえ、業務の全体像を把握しないまま業務改善やツール導入に着手してしまうと思っていた改善効果が得られなかったり、ツールを最大限に活用しきれなかったりという結果につながります。
業務改善を行う時になってから業務の状況を把握するのでは、本来やりたいことに着手するまでに大きな時間がかかってしまいます。そうならないためにも、業務フロー図は定期的に更新を行い最新版を保っておくことが重要なのです。
下記資料では、業務フロー図を正しく活用するために必要な業務フロー図の役割や活用例について詳しくご紹介しております。ぜひ、ご覧ください。
