システム担当者必見！社内を説得するシステム導入とは

近年のDX化に伴い、多くの企業では顧客管理や会計、勤怠などさまざまな分野で新たなシステムの導入やリプレイスが検討されています。
2021年版中小企業白書の中でも6割を超える企業が「事業継続力の強化におけるデジタル化の重要性」の高まりを感じており、システム導入の成功＝生産性向上の実現とよりよいDX化の実現ともいえるでしょう。
（参考：レガシーシステムとは？～失敗事例から学ぶシステム刷新成功のポイント～）

取り組みを進められている企業様も多い一方で、社内提案の段階で頓挫してしまったり、導入がゴールになり日常業務で使用されていないケースも少なくありません.

よくある課題は下記のようなものです。
　・経営者の共感が得られない
　・反対勢力がいるため、うまく進まない
　・社内のITリテラシーが乏しい

こうした課題の原因の多くは、社内に対してシステム導入の必要性を伝えきれていない部分にあります。
このコラムでは、業務のムダ・ムラをなくし、業務効率化や生産性向上の一助として納得感を得た導入を進めるために必要なポイントを課題とともにお伝えいたします。

システム担当者の方が最も骨を折る部分は経営者の説得ではないでしょうか。
「費用対効果を感じない」「今あるシステムで充分」といった声はよく耳にしますが、これはシステム導入の妥当性が不明確であることが原因でしょう。

まずはシステム導入の目的と導入したことでどういった結果が得られるか、仮説を効果的に伝えるためにもあるべき姿（＝何を目指すのか、会社としてどういった状態を目指したいのか）の策定と現状の可視化を行い、ギャップを把握することが重要になります。

あるべき姿とは、DX化に限らず会社全体として将来的に実現していきたい到達点です。
経営者の思いや構想を言語化し、共通認識を持つことで感覚のズレを解消しやすくなるでしょう。さらに現状の業務やフローの洗い出しを行うことで、実現したい姿とのギャップがより明確になり、システム導入を有効に進める糸口となるでしょう。
（参考：システムの導入・リプレイスを失敗させないための秘訣）

システム導入を進める上では、自分の業務がなくなる不安や業務のやり方を変えたくないといった思いから、一定の反体勢力が現れることがあります。取り組みにブレーキをかける存在として敵対視してしまいがちですが、誰しもが新しいことを始める際には不安や恐れを抱くものです。そこで、システム導入時にはストーリーを説明しながら“自分ゴト”として捉えてもらいましょう。

次の二点を押さえ、「なぜシステムが必要なのか」「システム導入後はどうなるのか」を丁寧に伝えていきます。
１：想定される定量的効果（数値化できる効果）
　　システム導入前後の工数や処理件数など、”数値的”な部分から導入の効果や目標を伝える

２：想定される定性的効果（数値化できない効果）
　　ペーパレスやワークライフバランスの拡充、理由がわからず引き継がれてきた慣習など、社員がイメージしやすい”環境や状態の想定変化”を伝える

このとき特に重要になるのは、課題①の場面で経営者と握った”あるべき姿”を軸にすることです。
経営者の考えをもとに積極的に現場とのつながりを生むことで、社員のモチベーションを起こし、システム導入の成功から生産性の向上を実現できるでしょう。

システム導入がゴールになってしまい、実際の業務で効果を感じられるほどシステムを活用しきれていない企業様も少なくないのではないでしょうか。
原因は次のような点にあります。

・自社の状況把握や業務理解をしたうえでシステムの導入を進めているか
最新のシステムが必ずしも良いということはありません。システム導入時にはあるべき姿の実現に向けて、自社の現状にとって最適なものを選択することが重要です。
たとえ自社のＩＴリテラシーよりも難易度の高いシステムを導入した場合でも、問い合わせ窓口の拡充や万全なフォローアップ体制が構築できていれば導入後に頓挫することは避けられるでしょう。

下記の資料では、実際に社内へのシステム導入を進めたシステム担当者へのヒアリングを基に、”社内を説得する”システム導入の秘訣を詳しくご説明しています。ぜひご覧ください。