経費精算ツールを比較！ツール選定のポイントとは

経費精算の電子化の普及が進む今日、「申請書を印刷して領収書を貼り付けて、上長に提出して…」という作業が残る企業は要注意です。
また、たとえ電子申請を取り入れていても、申請者・承認者・経理担当者のそれぞれに面倒な手作業が残っている場合も要注意です。

経費精算のプロセスには作業によるリスクや手間が潜んでおり、最悪の場合は企業競争力の向上を阻害してしまう要因にもなりえます。

本コラムでは、経費精算ツールの選定のポイントと併せて、メジャーなツール4種の比較をご紹介します。
経費精算ツールの導入/入替、ひいては経費精算プロセスの見直しを少しでも検討されている方はぜひご参考ください。

経費精算のデジタル化/データ連携の重要性

従業員数が非常に少なかったり（10名未満など）、経費精算が特段発生しなかったりという企業を除き、基本的には経費精算ツールの導入と効果的なデータ連携の仕組みづくりを推奨します。

その目的は、端的に言えば「企業競争力の向上のため」です。

経費精算に限らずツールの有効活用によって創出された余剰リソースを適切に再分配すれば、コスト削減および利益増化を狙ったり、これまでできなかった新しい挑戦を始めたりすることができます。
また、経費データにリアルタイムにアクセス、そして分析できるようになることで経営判断の迅速化やデータドリブン経営の実現も期待できます。
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反対に、経費精算のプロセスの中に不要な手作業・手間が残っていると、従業員のコア業務を阻害したり、差し戻しや申請遅れによる処理の遅延、経営層に数字が届くまでに大きなタイムラグが発生したりと、深刻な機会損失に繋がりかねません。

ツール選定のポイント

経費精算ツールを選定する際の比較項目は数多くありますが、以下の５つを特に重視することをおすすめします。

　システム間連携：他システム（特に会計）との連携は可能か？連携するのであればどのような形式か？
　自動仕訳：自動仕訳は可能か？
　ワークフロー：社内承認ためののワークフローは柔軟に設定できるか？
　ベンダーサポート：初期設定のサポートは手厚いか？実装後もいつでも相談できるか？
　価格：予算に見合った価格か？費用対効果が見込めるか？

ツール比較

先述の重要項目を軸に、メジャーな４つの経費精算ツールを比較します。

※上記の情報は2024年10月31日現在当社が入手した情報に基づいて作成されたものですが、本資料の正確性、有用性、完全性、目的への適合性を保証するものではなく、当社は、本資料または本資料に記載された情報に起因して生じたあらゆる結果、損害、損失について一切の責任を負いません

上記のツールに限らず、各ツール同士で細かな機能の有無はあるものの「このツールにだけある画期的・革新的な機能」というものはほとんど存在しないと言って差し支えないでしょう。
また、「どんな企業でもこれさえ使えば簡単に生産性を向上できる」というような”万能ツール”も存在しないと思われます。

ツール選定において重要なのは、どれだけ機能が豊富であるかよりも「自社のあるべき姿を実現できるか」、言い換えれば「今のこの状態をこうしたい・こうなりたい」というギャップを埋められるツールであるか、という点です。

たとえば、今現在申請の差し戻しが多いようであればいかにミスを減らせるような仕組みが作れるか/機能があるか、という点で比較検討しましょう。また、ツールの使い方がわかりづらくて社内問い合わせが多発しているようであれば、いかに直感的に操作ができるようなUIにカスタマイズできるか、ベンダー側が用意しているユーザーマニュアルが充実しているか、などが重視するポイントとなります。