「システムを導入したのに、思ったように効率化できていない…」そんな悩みをお持ちの担当者様は多いのではないでしょうか？
多くのリソースを費やしてシステムを導入したにもかかわらず、結局それ以前と同じように多くの手作業が必要で、時間ばかりかかってしまっている状態は、非常にもったいないことです。
システム導入は業務効率化の第一歩に過ぎません。
導入後の運用方法や社内体制によって、効果は大きく変わります。
なぜ活用できていないのか。よくある課題と原因
導入したシステムを活用できない場合には、以下のような原因が考えられます。
・機能が多岐にわたり、使いこなすことに時間がかかる
・システムに合った業務フローになっていない
（＝システム導入前後で業務フローの見直し・更新ができていない）
・紙文化が根強く、システム利用に抵抗がある
このように、システム導入の前に現状の業務フローや課題を十分に可視化・改善しておかなければ、せっかくのシステムも宝の持ち腐れとなってしまいかねません。
具体的な解決策
いま現在 活用が不十分なシステムを抱えている場合には、原因を特定し、適切な解決策を講じることをおすすめします。
システム本来の力を最大限に引き出して業務効率化を実現するための、具体的な解決策を３つのステップに分けてご紹介します。
ステップ１：現状把握
まずは、なぜシステムを活用できていないのか、原因を突き止めましょう。
システム担当者や実際にシステムを利用する実務担当者にヒアリングを行い、具体的な課題や要望を収集します。
併せて、システム利用状況のデータを分析します。
そうすることでエラーやトラブルの具体的な発生頻度を把握し、定量的な観点から改善策を講じることが出来ます。
また、そのシステムに関連した業務のフローを可視化すると、ボトルネックや無駄な作業、手戻りなどが発生していないかを確認することができます。
ステップ２：課題特定・施策実行
現状把握で明らかになった課題に基づき、具体的な解決策を検討・実行します。
前段で業務フロー図を作成した場合は、それをベースとして理想のフロー図を作成し、その実現に向けた社内調整等を進めましょう。
これまでのやり方を変えるということは、抵抗や反対を受けやすいものです。社内理解を得るためのポイントは、その施策によってどのようなメリットが得られるかを、説得対象とする組織/人の視点で伝えることです。
ステップ３：継続的な改善
施策を実行したらそこで終了とせずに振り返りを行うことが重要です。
継続的にモニタリングし、期待通りの効果が得られているかを検証しましょう。
もし成果が不十分であれば、「ステップ１：現状把握」に立ち返り再検討する必要があります。
まとめ
システムを導入しただけでは、真の効率化（＝活用できている状態）は実現できません。
システムを最大限に活用するためには、そのシステムを利用するために最適な業務フローを用意し、関係メンバーが操作方法と運用方法をきちんと理解し、システムの活用方法と関連する業務フローを継続的に見直す・必要に応じて改修することが重要です。
しかし、「どこから手を付ければいいのか分からない」「取り組むためのリソース／ノウハウが無い」などの問題が出てくることもあるかと思います。そのような時には、経験と実績を持つ第三者を交えた改善実行も有効です。少しでもご興味がありましたら、以下よりお気軽にご相談ください。
