「使える」システムにするための運用ルール設計

“システム導入時に多くの企業が陥りがちな失敗は、導入前の業務設計が不十分なまま、システム選定や開発を進めてしまうことです。
結果として、システムが既存の業務プロセスに合わず、現場からの不満や、期待した効果が得られなかったりします。
システムはあくまでツールであり手段となります。つまりシステムやツールをどのように使うかという業務設計が、その後の利活用につながるのです。”

“システム導入前にまず行うべきは、As-Is（現状）の把握と業務分析です。
これは、現在の業務プロセスを詳細に洗い出し、可視化して分析する作業を指します。
誰が、どのような手順で、どんなツールを使って業務を行っているのかを明確にします。
この過程で、業務のボトルネック（業務の流れを阻害する要因）や非効率な作業、属人化している業務などを発見できます。
現場のヒアリングやワークショップを通じて、関係者全員が現状を共有することが重要です。
この地道な作業が、後の運用ルールやシステム要件の精度を高めます。

現状把握が完了したら、次にTo-Be（あるべき姿）の設計を行います。
これは、新しいシステムを導入することで、業務がどのように変わるべきかという理想の姿を描く作業です。
ここでは、単に既存の業務をデジタルに置き換えるだけでなく、業務プロセスそのものを抜本的に見直すことが求められます。
例えば、承認プロセスを簡素化したり、単純作業を自動化したりするなどです。
この「あるべき姿」こそが、システム導入の明確なゴールとなり、その後の運用ルール策定の基盤となります。”

“システム導入の失敗事例としてよく見られるのが、特定の部署や個人の都合を優先した個別最適化に陥ってしまうことです。
例えば、営業部門が使いやすいように特化した顧客管理システムを導入した結果、マーケティング部門やカスタマーサポート部門との連携がうまくいかなくなり、部門間のサイロ化（部署間の連携が途絶える状態）が進んでしまうといったケースです。
個別最適化は、短期的な効率向上にはつながるかもしれませんが、企業全体の視点で見ると、かえって非効率を生み出します。

個別最適化を避けるためには、全社的な視点での業務設計が重要です。システムが一部の部門だけでなく、企業全体の生産性向上に貢献するように設計します。そのためには、経営層が明確なビジョンを持ち、それを全従業員に共有することが重要です。システム導入は、単なるITプロジェクトではなく、企業全体の業務改革プロジェクトであることを認識する必要があります。各部門の利害関係者が集まり、全社的な視点で業務設計を行うワークショップを開催することも有効です。

全体最適化を実現するためには、業務の標準化が重要な要素となります。
標準化とは、誰が、いつ、どこで、何をしても同じ品質や結果が得られるように、業務手順を統一することです。これにより、業務の属人化を防ぎ、新入社員の教育コストを削減できるだけでなく、業務の可視性が高まります。
システム導入前に標準化を進めておくことで、システムに求める要件が明確になり、導入後の運用ルールもスムーズに策定できます。標準化された業務プロセスは、システムの効果を引き出す土台となるのです。”

“システム導入の真の目的は、単に業務をデジタル化することではなく、デジタル技術を活用してビジネスモデルや組織を変革するDX戦略を推進することです。
このDX戦略の全体像を描いたものがDXグランドデザインです。
システム導入前に、このグランドデザインに沿った運用ルールを策定することが、プロジェクト成功の鍵となります。

DXグランドデザインは、単なるITのロードマップではなく、企業の将来像を示すビジョンです。
どのようなデジタル技術を導入し、どのようにビジネスを変革していくかというビジョンを明確にします。
このグランドデザインがないと、システム導入が単発のプロジェクトに終わってしまい、企業全体のDX戦略として機能しません。
DXグランドデザインは、システム導入に関わる全ての関係者が、同じゴールに向かって進むための指針となります。

システム導入前に策定する運用ルールは、単に「こう使いなさい」という現場のルールに留まらず、経営の視点を取り入れる必要があります。
例えば、データ入力のルールを標準化することで、経営層がリアルタイムで正確な経営データを取得できるようになります。
また、セキュリティに関する運用ルールを明確にすることで、情報漏洩リスクを低減し、企業の信頼性を高めます。
運用ルールは、DX戦略のための具体的なアクションであり、経営目標達成のための重要な手段となります。”

システム導入前の準備は、その後の利活用に向けた成功を大きく左右します。特に、業務設計と運用ルールの策定は、システム導入プロジェクトの成否を分ける最重要項目です。
個別最適化の罠を避け、全体最適化を目指すためには、まず現状を把握し、あるべき姿を明確に描くことが不可欠です。
そして、DXグランドデザインという指針に基づいた運用ルールを策定することで、システムは単なるツールを超え、貴社のDX戦略を力強く推進するエンジンとなります。
下記の資料にてシステム導入までの道筋とポイントを細かくご紹介しているのでご参考ください。

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