経営者と現場の意見
景気後退による影響を受け、業績回復努力とコスト圧縮努力等の策を講じている企業のなかで、難航しているのが業務改善です。バックオフィスの業務改善は単なるコスト圧縮努力とするのではなく、改善後の余剰人員を業績回復のための人員に充てることも可能ですが、なかなか業務改善がすすみません。
すすまない理由は、経営者と現場の意見の不一致が大きな要因です。
ただし、これは表向きな理由で本音は別のところにあります。
現場の業務改善がすすまない本当の理由
「業務改善＝面倒」という印象を持っている現場の方は多々います。 それはなぜでしょうか？
性格的に面倒くさがり屋さんという方もいますが、主な理由は下記の通りです。
・過去に改善が上手くすすんだ経験がない
・業務改善の手法がわからない
・仕事がなくなる（人員カットされる）のでは？と疑心暗鬼になっている
・現場業務の優位性がなくなる
・改善しても評価されない
・改善に前向き、後向きなメンバーがいるなか、揉めたくない
・先輩、上司に改善案を伝えづらい
・業務手法を変えたくない、変える必要がないと思っている
・業務改善に充てる時間がない
社員やメンバーの行動を見て思い当たる点はありますでしょうか？
全く感じ取れない、もしくはわからないようなことがあれば、現場と対話するほうが良いでしょう。聞きづらければ外部の人に助けてもらうのも一つの手です。 業務改善は意識改善でもあるのです。意識改善により継続が可能となります。
失敗しないためのゴールの擦り合わせ
意見の不一致を解消し、現場の意識改善を行うためには、ゴールの擦り合わせが重要です。
経営者は「業務改善を行うことで、こうなって欲しい、この仕事に注力して欲しい」という発信をし続けることにより、現場の意識醸成や継続を応援することになります。
また以下のような業務改善の手法も重要です。
・業務改善の成果が見えるように業務を数値化しているか
・数値を追える継続的な環境を構築しているか
・業務改善のステップに誤りがないか
・業務改善がゴールになっていないか（改善の先に何を目指しているかが明確になっているか）
・現場が自発的に業務改善の必要性を感じ、当事者意識を持ち続けているか 等
業務改善はいきなり大きな成果が出ることはなく、積み重ねで成果が出てきます。 ただし注意をしておかないと、積み重ね方を自分達の都合の良い方法へすり替えたり、スピード感がない業務改善となり、成果が出ません。 業務改善をすすめるトップは上記の点にも目を配り継続されているかを確認し、評価することも必要です。
これから間接部門の業務改善に着手する方へ、初めに知っておくべき改善の一歩につながるポイントを動画でお伝えします。
