間接部門・バックオフィス部門の業務（バックオフィスやスタッフ・管理業務など）においては、業務改善・生産性向上が必須テーマとして常にあります。
バックオフィス部門の業務は、どうしても属人化・ブラックボックス化しやすいという特性があるので、まずは実態の可視化が必須です。 この可視化を行う際には「なにを、どのように、どれくらい」をセットで把握する必要があるため、必ず下記の3点を準備しましょう。
業務一覧の作成ポイント
業務一覧は、実際にどのような業務があるのかを可視化する資料です。（下記資料参考）
① まずは、実際に行っている各部署（各人）の業務を目的別に大中小の3段階に分類します
■大分類：部署の役割や目的に合わせて分類
■中分類：業務として何をやっているかがわかるレベルで分類
■小分類：どんな作業をしているかがわかるレベルで分類（手順レベルまでは分けない）
② 一度分けたものを見直し、分類を括り直します
もし、細かすぎる場合はさらに上位の目的に合わせて括り直しましょう。
注意点として作成にあたり、同一業務は統一で同じ「用語」を使用します。同じ業務でも表現が異なることで、業務の重複を見逃したり、業務整理が煩雑になることがあります。
業務フローの作成ポイント
業務一覧の内容から、実際にどのように業務が流れているかをフロー図として作成します。
１部署の業務フローを一連の流れで作成するより、業務単位で作成することがポイントです。
フロー図では各業務において、
・誰が
・どのタイミングで
・どうかかわるのか
を可視化する必要があります。
上記を意識して業務フロー図を作成しましょう。
工数管理のポイント
業務一覧で棚卸しされた業務において、日々メンバーがどれくらいの業務時間を使っているのかを把握するために工数入力を実施します。
※現場に負荷をかけないためにも、工数管理システムの導入をお勧めしています。
業務項目別に工数の入力を徹底することで、部署別・個人別・業務別の業務工数の把握が可能になります。この工数情報から、個人・部署においての前年＆前月対比のモニタリングを実施していくことで、間接部門におけるリソース＝工数がどのように使われているかを常に把握することができるのです。
3点セットの可視化からスタートする間接部門の業務改善・生産性向上
・業務一覧
・業務フロー図
・工数管理
この3点ができあがることで、間接部門の業務が可視化できたということになります。
業務一覧や業務フローだけで止まってしまう企業が多いですが、そこに対してメンバーが「どれくらい業務時間をかけたのか」という情報も必須となります。
可視化した後、下記の作業を行っていきます。
■業務一覧や業務フローから、削減できる業務・効率化できるフローはないのか？
■各人の工数状況から偏りなどがないか？
■可視化された内容から定量的数値での目標値が定められないか？
業務が可視化・定量化されることにより、現場で働くメンバーはバックオフィス部門における自身の働きや業務の価値を理解することができます。ここから、業務改善やツール導入などによる生産性向上がやっとスタートできるのです。
バックオフィス業務の業務改善・生産性向上を考えている企業は、まず「業務一覧・業務フロー・工数管理」の3点セットから着手していきましょう。
当社では、現場メンバーへのヒアリングを行い、業務一覧～フロー図の作成、各工数の管理まで、一貫してサポートしております。業務可視化を行いたい企業様は是非お問合せください。
下記より、当社が提供する業務可視化支援にて実際に使用しているフロー図作成用フォーマットを無料でダウンロードいただけます。フロー図のサンプルもついておりますので、自社の業務可視化・業務改善を一歩でも進めるために是非ご活用くださいませ。
業務フロー図（フローチャート）
