間接部門における業務改善活動の社員モチベーション維持の方法とその事例

間接部門の業務改善を進めていく中で、現場メンバーの巻き込みは必須となります。しかし、多くの企業で「業務改善」を掲げても、進まなかったり途中で頓挫したりすることがよくあります。
（参考：バックオフィスの業務改善活動が継続しない理由）

業務改善を続けていくためには、現場メンバーのモチベーション維持の仕組みをしっかりと取り入れる必要があります。

業務改善は多くの人が関わりますので、目的・ゴールが不明瞭な状態だと、不安が募りやすく進捗が遅くなります。まずは、業務改善の目的・ゴールを明確に定めて社内で合言葉のように使い続けることで、メンバーへの浸透・理解へつなげることが大切です。

経営者側は、業務改善を行うことで目指す姿（こうなってほしい・この仕事に注力していきたい）を発信し続け、現場メンバーへ伝え続けましょう。

目的・ゴールが明確な状態であれば、途中で問題が発生しても、目指す先が共有されているため、メンバー自身で解決策を考えることができます。メンバーが自分事と捉え、自ら考え行動していくことは、業務改善を進めていく大きな力になり、業務改善の実現に近づきます。

（参考：現場を巻き込む業務改善の進め方）

ただ業務改善を進めるのではなく、業務をしっかりと数値化することで改善における定量的指標を作ることも重要です。間接部門においては、定量的指標が見えづらいこともあり、なんとなくの業務改善になりやすいです。
（参考：間接部門における生産性指標の考え方とは）

指標がない状態のままで業務改善を進めると「メンバーは努力をしているが、経営層から見ると結果が出ていない」などといった認識の不一致が生じます。この状態は、メンバーからすると「理解してもらえない」とモチベーションダウンの原因になり、業務改善推進の妨げになります。

必ず経営層とメンバーとの共通の定量的指標でのKPIを設定することを忘れてはいけません。KPI数値があることで、その達成率の共有が可能となり、経営層からも進捗状況を評価ができます。

また、定量的指標があることにより、メンバーも、なんとなくの業務改善活動ではなく、数字による改善の実感を得ることができ、モチベーション維持にもつながります。

当社のご支援先では「残業削減」という目標を部署全体で掲げ、各チームごとに業務改善に向けての活動を行っております。こちらの企業様は、自チームだけで考え活動するのではなく、部署としての目標達成に向けて、月に1回業務改善の共有会を実施しています。この共有会を行うことで、以下のようなメリットがあります。

　・業務改善活動を発表する場があるため、自分たちの活動を推進し続けることができる
　・同じ部署の他チームの事例を知ることができる
　・似たような改善業務において、部署統一で改善活動を行うことができる
　・業務改善意識がチームメンバーに定着する

この共有会では、自チームでの活動内容の発表に加え、他チームの活動発表へのフィードバックも行います。ただ自分たちのやりやすいように業務改善を行うのではなく、部署としてもゴール・目標に向けて全員が活動していることが可視化され、また事例共有にもなります。

間接部門においては、似たようなフロー・業務が各チームに存在していることが多くあるため、活動事例を共有することで、自チームの活動にも取り入れることができ、業務改善の効率も上がります。

部署全体として目標達成に向けて応援し合う仕組みを取り入れることで、メンバー一丸となり目標・ゴールに向けて業務改善活動を推進していくことができます。メンバーのモチベーションをしっかりと維持できる体制を作り、継続的な業務改善活動を行うことで生産性向上に繋げていきましょう。

下記の資料では、間接部門（バックオフィス部門・管理部門）が抱えやすい課題とその解決ポイントについてより詳しく解説しています。間接部門の業務改善に向け、是非併せてご覧ください。