BPOとは？外部リソースを活用した業務マネジメント

企業における業務は大きく2つに分けることができます。1つ目は売上や粗利といった収益性に直結しやすい「コア業務」です。2つ目は、コア業務をサポートする副次的な業務「ノンコア業務」です。

コロナによる影響や事業環境が変化していく中で、企業はコスト競争力の強化やコストの見直し、業務整理による生産性向上への対応が求められています。企業はよりコア業務の比率を増やし、生産性向上を図るために付加価値の高い業務に集中することが必要です。

多くの場合、バックオフィスやミドルオフィスは直接部門である営業部署を支える立場として全てがノンコア業務とみられることが多いですが、バックオフィスやミドルオフィスの業務でも区分されます。
（参考：いま求められる間接部門とは）

下記の業務分類は人事における例です。
【コア業務】
・採用計画の策定
・学生との面接・フォロー業務
・人材を育成するための教育研修
・人材戦略の策定、人員計画

【ノンコア業務】
・社員の各種人事手続きサポート
・雇用や出向などの雇用契約管理
・入退社に伴う人事情報管理
・給与の支払い処理に必要なデータ登録や確認業務

コア業務の場合には、人の判断が必要であり、難易度もノンコア業務に比べて高くなります。また、人材育成の強化を通じて人材の戦力化を図る等、間接的に企業の事業成長に貢献する業務でもあります。

しかしながら実際の日々の業務においては、ノンコア業務のような社員からの問い合わせ対応に追われたりすることが多く、コア業務に時間を割けないケースが多いものです。

近年、「戦略的経理、戦略的人事、戦略的総務」といわれるように、本来時間とリソースをかけるべき仕事に集中させていくことが求められ、改めてこれまでの業務の在り方がバックオフィスやミドルオフィスでも問われ始めています。

このようにノンコア業務は、自社のリソースを使って本当に対応すべきか否かを見極める必要があり、コア業務への集中に転換していく手段としてアウトソーシングやBPOという手法があります。

BPO（Business Process Outsourcingの略称）とは自社でノンコア業務を対応するのではなく、専門的知識やスキル、豊富なリソースをもつ外部の企業に自社で抱えているノンコア業務を委託するものです。BPOは単にノンコア業務の業務代行だけでなく、既存のビジネスプロセスを再設計するため業務改善を伴います。そのため下記のようなメリットを享受できます。

・より付加価値の高い業務にリソースをシフトし、コア業務への集中化が図れる
・専門的な知識やスキルを所有しており業務品質の向上が狙える
・業務改善及び採用コストをおさえることで人員の肥大化を抑えコスト削減につながる

近年の人材不足や働き方改革、デジタルツールの発展に伴い、BPOを積極的に活用する企業が増えつつあります。

BPOを導入するには、事前の準備が必要になります。主に下記のステップを踏むことでBPOの利活用につながります。

ステップ1：BPO移管の目的を定める
ステップ2：既存の業務可視化・整理を行い、BPO移管業務の選定を行う
ステップ3：BPO導入に伴う費用対効果の試算
ステップ4：対応可能領域、価格、セキュリティ体制、実績からBPO業者を選定

重要となるのは、ステップ１とステップ２です。そのままノンコア業務を丸投げするのではなく、自社で行う場合のメリットとデメリットを比較検証し、BPO導入を検討していく必要があります。

BPO事業会社は業務工数、業務量に応じて価格が変動します。そのため、委託前にある程度の効率性を見込めるように業務の可視化や整理を行った上で、委託することが望ましいでしょう。

コストの最適化を図る上でも、このような事前準備を行い効率的な方法を検討する必要があります。

（参考：企業におけるIT投資の考え方とは？）

今回はBPOに視点をおいたアウトソーシングサービスに触れました。近年においては、それ以外にもAIやRPAといった自社のリソース外の活用をするケースが増えています。 本来、自社でやるべき仕事を見極めた上で、多様化している労働力の中から自社に最適な業務マネジメントが問われています。それが結果として、自社の業務を見直すきっかけにもつながります。事業環境が変化していく中で、コスト競争力や生産性向上を目指すためにも外部リソースを上手に活用してみてはいかがでしょうか。

（参考：自社に合ったシステムを導入する３つのポイント）

下記コラムでは、BPOを導入するにあたり事前の準備として本コラムでご紹介しました業務可視化・整理について解説しております。ぜひ、ご覧ください。