働き方改革を進める中で間接部門において生産性向上の必要性を感じている方も多いのではないでしょうか。
生産性向上に向けた取り組みを行う前にまずは、現状の生産性を具体的に測定する必要があります。そして、生産性を継続的にモニタリングすることで、各取り組みによる生産性向上の成果を明確にすることが可能です。
生産性の測定が難しいと言われている間接部門ですが、本コラムでは具体的な測定方法と、定量的な指標を設定することで実現する生産性向上への効果をお伝えします。
間接部門の生産性の測定
生産性の指標として代表的なものの1つに「人時生産性」があります。
これは「付加価値額／従業員総労働時間」にて算出することができ、従業員1人あたり且つ1時間あたりの生産性を表しています。
売上などで付加価値額を測定することが難しい間接部門では、「付加価値額＝業務のアウトプット・成果」と定義し、部署や業務毎の特性に応じた指標を設定することで、間接部門においても人時生産性を算出することが可能になります。
間接業務を主に行うシェアードサービス会社である当社も、月別・業務別に人時生産性を計測し、継続的に生産性をモニタリングしています。
間接部門の業務は周りから見えにくい状況になっていることが多く、管理者がメンバーの業務内容や処理件数等を明確に把握できていないケースがよくあります。生産性を測定することで定量的な指標として実情を把握できるため、各業務における適切な目標や指標を設定することができるようになります。
生産性を活用した定量的指標の例としては下記の通りです。
・1時間当たりの対応件数
・1件当たりの対応時間
・1人あたりの処理件数
間接部門における定量的指標の活用
現状の生産性から、処理件数や処理時間を目標指標として設定することで、現場のメンバーはその目標を指針として生産性を意識して業務を行うことになります。
担当業務を自分のペースで何も意識せずに取り組んでいると、自分の成果が見えないままになってしまいます。
目標を定めた上で生産性を測定し継続的にモニタリングしながら対応することで、取り組みの成果が定量的に測定できるのはもちろん、繁忙期に実現できていた処理時間を閑散期には大幅に上回ってしまうといった時期による業務のムラなどの把握により、生産性の変動要因を分析することが可能になります。
（参考：バックオフィスの生産性向上を現場から実現する目標管理～すぐ使える！面談チェックリスト付き～ ダウンロード）
生産性が向上している場合、明確に数値として成果を把握することができるため、管理者はメンバーの頑張りを把握することができ、メンバー自身のモチベーションにも寄与します。
一方で、目標を達成していない場合でも、なぜ目標に届かなかったのか、目標との差をどのように埋めるのかを考えることで、生産性向上へのアクションに繋げることができます。
また、付加価値（業務のアウトプット・成果）とその業務時間を比較した際に、管理者の求める生産性水準に達することができないと判断した場合、BPO等の外部委託やRPAの導入など別の手段による生産性向上を議論することができるようになります。
生産性向上は間接部門において永遠の課題
コストが肥大化しやすい間接部門において、生産性向上は常に追い続けるべき永遠の課題とも言えるかもしれません。
肥大化したコストの削減を考えた際に人員削減によるコスト削減が最初に思い浮かぶ方も多いかもしれませんが、突発的な業務の発生に備えたり、人員確保の困難さを考えると、安易な人員削減に走るのではなく、生産性を向上させて同じ時間でより多くの付加価値を生み出すことでコスト削減に繋げることができます。
定量的指標を定めることで、現場のメンバーが目指すべき指標を持つことができるため、メンバー自身が主体的に生産性を上げるためのPDCAサイクルを回すことが可能になります。
定量的な指標は業務の現状を把握し可視化するだけでなく、指標を活用した生産性向上も実現できるのです。
間接部門の主体性を引き出し業務改善を進めていく方法については下記の動画で詳しくご紹介しています。ぜひご覧ください。
