KPI設定後に必要なこと
これまでにも間接部門におけるKPIの重要性やその設定方法をお伝えしてきましが、KPIは最終目的（KGI）達成に向けた中間指標です。KPIを設定することで、メンバー自身が何を目指して頑張れば良いのかを理解でき、同じ方向を向くことが可能になります。
KPIを設定して満足するのではなく、部門のKPIを設定した後にメンバーが具体的な行動を起こしていけるかどうかが大切です。一般的に、KPIは管理職が設定しますが、その達成に向けて実際に業務を行うのは現場のメンバーです。
メンバーがKPI達成に向けた個人目標と具体的行動計画を立て、実行していくためには、管理職が下記の役割を担うことが重要です。
■KPI設定後はきちんと周知し、メンバーが理解できるよう働きかけること
■メンバーのモチベーションを保ち、主体的に取り組むことができるようにサポートすること
これらを意識して、管理職とメンバーが役割を理解しそれぞれがKPI達成に向けて行動することが必要になります。
メンバーの主体性を引き出すKPIの管理方法
メンバーのモチベーションを保ち、主体的に取り組み続けるようにするには、管理職がKPIや行動計画の進捗や達成度合いを管理していくことが有効です。
管理といっても、ただ「進捗を確認・把握しているだけ」「進捗が思わしくない場合に指摘する」ものではありません。一定期間ごとに、面談などメンバーと振り返る機会を設定し、進捗度合いを共に確認しましょう。
■達成できている
■達成にどれくらい近づいている
■達成が難しい
など、振り返りの中で現状がどの位置にあるかを把握し、行動計画の軌道修正を行ったり、具体的なアドバイスをしたりするなど適切なフィードバックを実施し、その内容をメンバーには現場に持ち帰り実行に移してもらいます。
このように、達成度合いを評価する仕組みを作っておくことで、メンバーも目標を立てて終わりではなく、常に意識をしながら達成に向けて決めたことを取り組むことができます。
（参考：メンバーの成長を促進させる目標管理/【フォーマット付】ガントチャートとは？～業務改善・DXの進捗管理に活用！～）
KPI達成に向けて管理者が気をつけること
メンバーにとって自分の日々の頑張りを振り返る機会があり、そのフィードバックがあるというのは、現状把握ができ、次にやるべきことが明確になるため自信をもって行動に移しやすくなります。こうした機会を設けずに進めてしまうと、メンバーが頑張る方向を誤ってしまう可能性があります。
メンバーは「頑張っているのに評価されない」、管理者側は「期待している頑張りではないため評価が難しい」とすれ違いが起きてしまい、結果として掲げたKPIの達成も難しくメンバーのモチベーション低下にも繋がってしまいます。
「目的・目標の確認」「達成度の振り返り」「フィードバック」を通して、メンバーの頑張りと管理職の期待のすり合わせをしっかりと行い、メンバーが自信を持って行動できるようにサポートします。
そうすることで、より主体的に考え、行動できるようになり今以上に高い目標を掲げ、KPI達成や会社に貢献することができるように成長していきます。
（参考：現場を巻き込む業務改善の進め方）
現場を巻き込んだKPI管理の実現
KPI設定から管理までをまとめると下記の通りです。
①部門のKPIから個人の行動計画（目標）を策定
②一定期間ごとに目標と現状の数値を照らし合わせ経過を確認する
③経過に合わせたフィードバックをおこない、実行内容のすり合わせや軌道修正をする
④メンバーは現場に戻り③で決めたことを実践していく
このように、現場で業務を行うメンバーがKPIを理解し、実行していくには定期的にそのパフォーマンスを振り返り、適切なフィードバックを行うことが重要です。そして、必要に応じて改善のフォローをしていくことでメンバーを巻き込んだKPI管理の実現に繋がります。
KPIは設定して終わりではなく、KPIを達成するための管理が必要です。間接部門におけるKGI・KPIの設定と活用方法について下記資料にて詳しくご紹介しております。ぜひ、ご覧ください。
間接部門におけるKGI・KPI設定と活用方法
