【RPA】開発後に重要な保守・運用

DXという言葉が浸透していくにつれ、リモートワークや省人化等の施策に取り組む企業が増えています。その施策の一つがRPAの導入です。しかし、RPA導入によって従業員の定型業務からの解放を期待していたものの、思ったよりも効果が見えないという声をよく聞きます。

実際に、株式会社RPA BANKがアビームコンサルティング株式会社と協力して224社に行った調査では、RPA本格展開における課題として、上位1位と2位に次のような課題があると示されています。
・開発者・開発スキル不足
・運用統制ルール未整備
（参考：株式会社RPA BANK(2021年8月27日)「第6回RPA利用実態アンケート調査レポート」p.7）

これら2つの課題は2018年から順位を変えておらず、RPAを導入する上で多くの企業が直面する課題であると考えられます。どちらの課題についても、ロボット開発後の運用中に見えてくる課題です。

（参考：脱レガシーシステム-2025年の崖に打ち勝つ基幹システム刷新のポイント）

上記のアンケート調査からも分かるように、エラー対応や継続的なロボット開発に必要な開発者が不足してしまうといったRPA運用中に発生する課題が、RPAを展開するにあたり大きな壁となり、期待していた効果が得られないといった結果に繋がっているケースが多く見られます。

事実、RPAは開発して終わりではありません。1つのロボットを開発し終えた後は、そのロボットを実行する中で生じるエラーの対応などが発生します。開発時には起きていなかった問題が、実運用中に顕在化することもよくあります。

また、RPA導入の効果をより大きくするためには、複数のロボットを開発することも重要です。開発ロボット数が少ないままではRPA導入にかかったコスト分の効果を回収できず、継続したRPA活用が難しくなってしまいます。

他にも、RPAの開発ルールや運用ルールが定められていないことで、ロボットを開発した人にしかわからない状態になってしまうことも課題として挙げられます。

では、これらの課題に対して、どのように対処していけばよいのでしょうか。

（参考：RPA導入で絶対に失敗しないためのポイント3選！バックオフィス業務棚卸用フォーマット付き）

開発者が不足する原因として、RPA導入時にRPAを開発する担当者を選任していないことや、担当者が決まっていたとしても、その担当者が開発・技術習得にかける時間を確保していない状態でRPAの導入を進めてしまったことが考えられます。

この状況を回避するためのポイントは、RPAの社内協力体制の構築です。RPA開発担当者が開発や技術習得の時間を確保できるように業務量を調整したり、開発後に突発的なエラーが発生した際には、エラー対応者の通常業務を別の担当者で分担することが必要です。

体制が整っていない状況では、メンテナンスを行うことで利用継続が可能なロボットであっても、エラーが出たままで放置されてしまうことになりかねません。

また、協力体制を構築するための社内教育によってRPAの理解者を増やしていくことも重要です。RPAの理解者が増えることによって、他部署からの開発案件が生まれる仕組みにつながるため、RPAのさらなる浸透と成果の最大化が見込めます。

（参考：社内活用範囲をより拡大するためのRPA内製化のポイント）

開発時間を確保し、開発担当者が増える際に必要なこととしてルールの整備があります。

開発や運用の際のルール整備ができていないままでは、開発した人自身でしか対応できない業務が発生してしまいます。業務効率化を目指すRPA導入で、属人化が発生してしまっては元も子もありません。

RPAの開発・運用ルールの整備のポイントは、明文化するということです。作成しておくとよい資料として下記のようなものがあります。

これらは1つの例ですが、こういった資料を作成しておくことで、開発者以外の担当者が対応できるようになり、属人化しない・させない仕組みづくりにつながります。

RPA開発後に生じる課題や解決策についてご紹介しましたが、RPAの展開に課題を感じている方やこれからRPA導入を予定されている方は、開発後の保守・運用の社内体制を見直してみてはいかがでしょうか。

下記の資料ではRPAの導入事例やRPAの効果を最大化するために必要な考え方をまとめています。当社で実際にRPA化した業務の導入理由や効果などもご確認いただける内容でございますので、ぜひご覧くださいませ。