業務の最適化を推進させるBPOとは

BPO（Business Process Outsourcingの略称）とは、自社の業務プロセスの一部を外部企業に委託することを指し、コア・コンピタンス経営の確立にもつながる経営手法です。一般的なアウトソーシングとは異なり、従来までの業務を根本から見直し、業務プロセスを再設計することで業務改善の部分まで踏み込んだソリューションの1つです。

近年のDX化推進やクラウドサービスの隆盛により、企業はサービス提供のあり方を見直し、競争力をつけていくことが求められています。そのためにも、自社としての強みを最大限に発揮する体制を構築していく必要がありますが、BPOにおいては、自社のコアとなる業務にリソースを集中化させる上でも有効な手段といえるでしょう。

例えばBPOを行うメリットとしては下記のようなものが挙げられます。
・経営資源をコア業務に集中させる
・ノンコア業務の削減、標準化によるコスト削減
・人材の流動化に捉われず業務の継続性を確保
・外部の専門スキルを活用することによる業務品質の向上

（参考：BPO活用で生産性向上を実現するためには）

このようなメリットがある中、BPO活用を阻む要因とは何でしょうか。

BPO活用の魅力の1つとして、間接部門のコストが固定費から変動費に変えられる点も挙げられます。間接部門に従事する方の人件費は、一般的には会社の業績に左右されることが少なく固定費として扱われることが多いです。逆にBPOを活用した場合には、取引量や処理する稼働量に応じて報酬額も変動するため、繁忙期や閑散期など自社の状況に応じたコストの最適化につながります。

その反面、委託する業務が非効率な状態の場合、その分業務工数や業務量が多くなるためBPO会社に支払う報酬額も高くなります。つまり、非効率な業務プロセスの状態であると無駄なコストがかかってしまうリスクがあり、それを避けるためには効率よくBPOを活用するための準備が必要です。

日本国内のBPO活用は欧米企業に比べて遅れていると言われています。なぜBPOの活用が進まないのでしょうか。主な要因としては下記が考えられます。
・業務が可視化されておらず、ブラックボックス化している
・業務の見直しが行われず、過去に積み重ねてきた業務を変えることに抵抗がある
・改善を行った後の余剰人員の再配置先がうまく進まない

コストの視点でもBPOを活用して業務を最適化していくためには、業務の可視化や整理など委託前の準備が重要です。また、この準備が業務を改めて見直すよい機会とも言えるでしょう。BPO導入までの主な4ステップは下記コラムからご確認いただけます。
（参考：BPOとは？外部リソースを活用した業務マネジメント）

BPOを委託する業務として多いのが、ルーティン化された業務の比率が高い間接部門の業務です。その中でも業務の見直しを行う上で中心となるのが、ノンコア業務です。ノンコア業務は、その業務自体は利益を生まないものの、コア業務を遂行していく上で必要となる業務を指します。

例えば経理業務では、帳簿の作成、決算・税務処理、支払い、経費精算処理などがノンコア業務と言えます。このようなノンコア業務の業務プロセスは、ブラックボックス化や業務の見直しが行われず非効率な状態であることが多いです。

まずは、自社にどのような業務が存在するのかを棚卸を通じて可視化した上で、無駄な業務の排除や共通する業務の集約化によって最適な業務プロセスを設計しましょう。このような業務の改善は、今よりも少ない資源や人材で高い付加価値を提供するために実施しますが、BPOコストの最適化を図る上でも、このような事前準備を行い、効率的な方法を検討する必要があります。

（参考：企業におけるIT投資の考え方とは？/業務改善に役立つフレームワークECRS（イクルス）とは？）

BPOに委託をする上で、自社の業務を可視化せず非効率な状態で活用すると、コストの面でも本来得られるメリットが得られないというリスクがあります。

BPOの活用はコア・コンピタンス経営を実現するための1つの手段であるとともに、自社の業務を見直す動機にもなります。無駄な業務やコストの削減、業務の最適化を図ることで企業の競争力を推進させるために、BPOの活用を含め、常に業務の見直しや改善を行っていくことが競争力を高める推進力につながるのです。

BPO導入に伴い、業務改善（事前準備）を進めるにあたり「現場が動いてくれない」「何から手をつけていいかわからない」「少し改善しているが継続しない」などの理由から、なかなか思うように進まない場合も多いかと思います。

下記の資料では、そのようなお悩みに対しての解決策を含めた業務改善を進めるために気を付けるべきポイントについてご紹介しております。ぜひ、ご覧ください。