間接部門の成長を促すビジョン設定

これまでのコラムで、間接部門の定量的指標の設定や目標管理についてお伝えしてきましたが、その前提として重要になるのが組織のビジョンです。

（参考：「Once Only」～バックオフィスの業務改革で重要な考え方～）

ビジョンとは「実現したい未来像」であり、そこで働く人々が共通で「目指す先」です。
ビジョンがあることで進むべき方向が明確になり、事業活動を行う中で判断に迷ったときの拠り所(判断軸)となります。

皆様の会社では部署ごとのビジョンは設定されていますか？また設定したビジョンは社員に浸透し、日々の行動で意識されていますか？企業としてのビジョンはあっても、それを部署単位では決められていない現状が多いのではないでしょうか。

なぜ部署ごとのビジョンが必要であるかというと、企業が掲げているビジョンに対して、自部門がどういった未来を目指すと企業としてのビジョンを実現できるのかを明確にしておくことで、より自分事としてとらえることができ、社員が日々の業務の中で具体的行動に結びつけやすくなるからです。

特に間接部門においては目指す方向が分かりづらいため、どのような姿であれば間接部門として貢献できるのかを明示しておくことが大切です。本コラムでは、間接部門の成長を促すビジョンの設定についてご紹介します。

間接部門の中でも、ミドルオフィス（営業事務など）においては直接部門と近い位置にいるため、直接部門と同じビジョンの実現を求められることがあります。ただ、それだけでは、ミドルオフィスのメンバーの具体的な行動に落とし込むことはできません。

（参考：バックオフィス・ミドルオフィスとは？-みんなのための間接部門-）

ミドルオフィスにおいても、どういった姿を目指し貢献していくのかを明確にする必要があります。さらに、独りよがりにならないよう下記３つを意識することも重要です。
１．経営層の視点（バリューチェーンの中でのミドルオフィスに求める提供価値）
２．直接部門の視点（直接部門が最大限のパフォーマンスを発揮するためにミドルオフィスに求める提供価値）
３．顧客の視点（顧客が自社に求める提供価値）

この３つの視点を意識してビジョンを定めることで、自部門最適ではなく全体最適なものを設定することが可能となり、より会社への貢献度の高い姿を目指していくことができます。

下図は、船井総研グループの直接部門が主催する会員制研究会の事務局（ミドルオフィス）が掲げている実際のビジョンです。

・会員に例会へ参加してもらうこと
・会員に継続して入会し続けてもらうこと

この2点を通して、会員にとって有益な情報を受け取り続けられるようサポートし、間接的に顧客の成功に貢献するというものです。

この図のように、ミドルオフィスとしてのビジョンを明確に設定することで、個人単位のKPIに落とし込むことが可能となり、具体的な行動をとることができるようになるのです。次に、部門ビジョンを社員に浸透させることの重要性についてお伝えします。

ビジョンは設定して終わりではなく、社員への浸透と日々の行動に繋げることが必要です。

社員にビジョンが浸透している状態は上記の「レベル3」の状態であることを指します。部署の責任者のみがビジョンを把握し、意識していても現場メンバーとのギャップが生まれてしまい実現にはつながりません。

「ビジョン発表の機会を設ける」「ビジョン実現に向けての行動計画を立てる」「行動計画の進捗を振り返る」など社員に浸透していく活動を実行したり、社員個々の目標に落とし込んだりすることで意識して行動できるよう工夫し、ビジョン実現を目指していきましょう。

下記動画では、間接部門においての主体性や継続的改善意識醸成のための詳細についてお伝えしていますので、ぜひご活用ください。

動画の閲覧はこちらから