ＶＵＣＡ時代でも生産性をリードするバックオフィスを目指す

近年、VUCA（ブーカ）という言葉を聞く機会が増えました。VUCAとは、先行きが不透明で将来の予測が困難な状態を言い表した言葉です。具体的には下記、4つの特性の頭文字をとった言葉になります。

昨今の新型コロナウイルスの影響や、日本でいえば人口減少に伴う労働力人口の減少、DX化の推進、場所や時間を問わないリモートワークなどにより、周囲の環境は日々変化してきています。

このように予測が難しい（≒変化が激しい）世の中において、企業は変化に適応するための問題を早期に解決し、実行していく力が必要と言えるでしょう。

変化に適応をするためにまず、行うべきことは現状の把握です。

どの業務においても同様ですが、現状から目指すべき姿のギャップに潜む問題を把握し、それを課題に分解することでやるべきことのステップが見えてきます。そのためには、業務の可視化が重要です。なぜなら、原理原則として見えないものは改善できないからです。

現状の把握ができなければ、改善の着手もできないのは容易に想像がつきます。また、業務は常に同じ「仕組み、人員、やり方」で回し続けることはありません。会社の方針や人員の補強、クラウドツールの導入など、企業が対応すべきことに対して局面ごとに最適化を図り続けることが必要なのです。

（参考：基幹システムの入れ替えコストを大幅に削減するためのポイントとは？～業務プロセスダイエットのススメ～）

バックオフィスを取り巻く環境は、それ単体ではなく、直接部門や自社のビジネスモデル、ワークスタイルに応じて適応する柔軟性が求められています。

経理や人事などの職種ごとにあわせた多種多様なクラウドツールも多く提供されています。さらにクラウド上で業務を完結させることでペーパーレス化の実現やRPA、BPOなどを駆使して自社のリソースに応じたバックオフィスを構築する企業も増え始めています。そのような企業は主に下記3つの視点で業務を最適化していることが多いです。

・業務を可視化し、ブラックボックス化する業務リスクを解消＝変化への柔軟性
・効果の高い業務改善に対して優先順位をつけ実行する＝変化への選択と集中
・一過性ではなく継続的な業務改善の実施＝変化への継続的な対応

これらの視点でバックオフィスのビジネスモデルやワークスタイルに応じて業務を最適化することが重要です。

（参考：現場を巻き込む業務改善の始め方）

従来までバックオフィスの立ち位置は、コストセンターや縁の下の力持ちなど裏側から支える存在として表現されることが往々にありました。しかし、日本の労働力人口の減少も影響し、十分な人材のリソースを確保することが困難な状態の中では、安定的且つ生産性を担保したサービスを提供するために、自社にとって最適なバックオフィスを構築していくことの重要性が日々高くなりつつあります。

業務の自動化やクラウド関連の便利なサービスがたくさん提供される中で、それらを利活用し、全体最適化を図れるか否かが生産性を左右すると言えるしょう。

VUCAといわれる時代においても業務の最適化を図り、生産性の向上を目指すためにも、改めて自社の業務が旧式化してしまっていないか、業務の可視化による把握ができているか、改めてバックオフィスの側面から業務を見直してみてはいかがでしょうか。

下記資料では、業務改善を進めるために気を付けるべきポイントについてご紹介しております。ぜひ、ご覧ください。