働き方改革やDX化の推進に伴い、多くの企業が全社的な効率化を目的としたツールの検討や導入を進めています。しかし、ただツールを導入するだけではその効果は最大限に発揮できず、本来の目的である業務の効率化が実現できていないケースがあります。
また、業務がブラックボックス化や属人化している状態でツールを導入しても最大限に活かすことは難しくなり、かえって余計な手間が増えてしまうこともあります。ツール導入は業務改善や生産性向上の手段であり、その周辺業務の現状を起点とした最適なツール選定と業務フローの見直しが必要となります。
業務改善や生産性向上で成果を出すためには、ブラックボックス化された状態を解消し、現状を正しく把握することが重要です。
なぜブラックボックス化解消が業務改善に必要なのか
ブラックボックス化を解消することで、どの業務からどのように改善していくべきかの業務改善の方向性を整理することができ、改善後の効果も見えるようになります。
現状を把握せず業務改善や生産性向上に着手すると、問題の根本ではなく上辺だけの改善になってしまったり、改善効果や成果を計測できなくなってしまいます。
そのため、ツール導入をするその前にDX化による業務改善・効率化の第一歩として、現状の把握とブラックボックス化の解消が必要不可欠です。
ブラックボックス化解消のために現状を把握することで、今まで行ってきた業務を「削減可能な業務なのか」「手順を変えることで効率化できるのか」など業務改善における優先順位をつけることができ、スムーズな業務改善につなげることができます。
現状業務可視化の進め方
ブラックボックス化の解消には業務一覧・業務フロー・工数管理の3点を用いた業務可視化が効果的です。
業務一覧では「業務項目」、業務フローでは「業務の手順」、工数管理では「バックオフィスのリソース」を可視化します。まずは業務一覧の作成から始め、作成した業務一覧を基に業務フロー図の作成、工数管理へと進めていきます。
業務一覧はただ業務を羅列するだけでは業務改善に活用することが難しいため、業務項目の粒度やまとめ方などを業務改善の目的に合わせた形で業務一覧を作成する必要があります。
上記3点を準備し、ブラックボックス化を解消することで業務改善を進めるベースを構築することができます。
業務可視化から始める業務改善
バックオフィスの業務は業務一覧や業務フロー図の作成、工数管理を行うことでブラックボックス化を解消することができます。しかし、時間と労力をかけて可視化をしたとしても、ここで終わりにしてしまうと業務改善の効果を得ることはできません。
ブラックボックス化の解消や業務の可視化を達成した後は、しっかりと業務改善や生産性向上につなげることが重要です。誰が何をやっているかわからない状態を解消することで、業務改善の手段としてツール導入も検討することが可能になります。
例えば、ECRSを使ったフレームワークにおいては、業務体系表をベースに業務改善の優先順位をつけることで労力を抑えながら改善の効果を最大限に発揮できるので業務可視化したベースをもとに業務改善につなげることができます。
下記資料では、ECRSを含めた、業務改善の優先順位付けや課題発見に利用できるおすすめの定番フレームワーク6選についてご紹介しております。ぜひ、ご活用ください。
業務改善の優先順位付けや課題発見に利用できる
おすすめの定番フレームワーク6選
