BPO活用で生産性向上を実現するためには

BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）とは、外部委託の一つの形態です。

「アウトソーシング」と聞くと、時間や人的リソースの不足により単純作業をスポット的に外部へ委託するイメージがありますが、 BPOは一時的な委託ではなく、業務プロセスの一部を業務の企画・設計・実施までを一括して外部委託することを言います。

部分的かつ短期的なアウトソーシングと比べて、BPOでは業務設計を含めて長期的に委託することにより、高い専門性を活かした業務品質の向上にも期待することができます。

実際、BPOは主に人事・総務・経理・情報システムなどの間接業務のうち、ノンコア業務や社内にノウハウを持たない業務などで活用されています。
（参考：BPOとは？外部リソースを活用した業務マネジメント）

BPOを活用することで期待できる効果としては、以下3点が挙げられます。

■コア業務（注力するべき業務）への集中
ノンコア業務（削減したい業務）を外部へ委託することにより、これまでノンコア業務に対応していた時間が空きます。つまり、企業の利益に直結するコア業務へ集中する時間を創出でき、結果として人的リソースを有効活用することに繋がります。

■業務の標準化・効率化
業務のプロセスすべてを外部委託するため、属人的になりやすいバックオフィスの業務の見直しを図ることができ、さらには習慣化された非効率なやり方を改善するきっかけにもなります。

■コストの削減
固定費となる人件費をBPOへ置き換えることにより、変動費化することで一部の固定費削減に繋げることが可能です。

BPOの大きなメリットは、社外のリソースを戦略的に活用することによって社内の生産性向上につなげ、人的・時間的リソースを創出できることだと言えます。

（参考：業務の最適化を推進させるBPOとは）

BPOの効果を最大限に発揮し、BPOの導入を成功させるためには以下のような事前準備が重要です。

①外部委託する目的を明確に示す
「業務を外部へ委託することで創出できたリソースをどういった業務へ注力していきたいか」など何のために委託するのかという部分を明確に示し、社内で共通認識を持つことで外部委託をすること自体が目的とならないよう注意します。

②業務を可視化する
何を委託するかを検討するためにも、まずは業務の棚卸は必須です。BPOをする前にきちんと業務が可視化ができていないと委託内容が曖昧になり、結果として非効率化を招きかねません。

（参考：バックオフィス部門での可視化に必要な3点セット）

③委託したいプロセスを選定する
可視化した業務内容からコア業務・ノンコア業務を整理し、具体的にはどのプロセスを委託していきたいのか検討を進めます。そのうえで、自社基準にあうようなベンダー選定を行います。

BPOを導入するにあたっては、準備から導入に向けて一時的な負荷はかかるものの、「将来最適」の視点からみると欠かせないプロセスであり、事前準備のやり方次第では負荷を軽減することもできます。

（参考：業務改善における業務フロー図の活用例とおさえておくべきポイント）

また、事前準備ができていることで、早期にBPOを積極的な活用を実現することができます。しかし、「通常業務と並行して業務を可視化をすることが難しい」と悩まれるケースも多くお伺いしています。

社内での事前準備対応が難しい場合は、第三者の手を借りることも一つの方法です。今後の企業競争力を高めるためには、BPOを積極的に活用し、社内のリソースを売上に貢献できる業務に注力していくことが大切です。

下記より、業務フロー図作成用フォーマットを無料でダウンロードいただけます。フロー図のサンプルもついておりますので、自社のBPOを行う前の業務可視化や業務改善を一歩でも進めるために是非ご活用くださいませ。