不必要な業務の発見から生産性向上へ
生産性向上のための業務改善の第一歩は、「やらなくていい業務を見つけること」です。日常業務の中には、当たり前にやっていて気づかない「やらなくていい業務」がたくさんあるはずです。
たとえば、モノ（資料）を探している時間やデータベースへの多重入力、不必要な確認作業などが挙げられます。（参考：「Once Only」～バックオフィスの業務改革で重要な考え方～）
DXによる生産性向上で考えたいのは「何をデジタル化するのか」ではなく「何をなくすためにデジタル化するのか」です。
デジタル化自体が目的になってしまっては、生産性向上できないばかりか逆に手間が増えてしまったり、ただシステム費用が発生しただけということもありますので、デジタル化する目的を明確にする必要があります。
また、やらなくてもいい業務の見直しは、大企業と比べて人的リソースの少ない中小企業ほど生産性へ大きなインパクトを与えますので、まずは「不必要な業務がないか」という業務の見直しから始めることが重要になります。
生産性向上のきっかけは全自動掃除機
不必要な業務がないかを考え、生産性向上へつなげた事例をひとつご紹介いたします。
ある会社から、本社移転を機にもう少しDXを進めたいというご相談を受けました。その会社は店舗ビジネス中心で、本社には5名程度の事務スタッフと、最大時10名規模のコールセンタースタッフを抱えています。
ご提案したのはたった1つのシンプルなことでした。それは、机の上も下も全自動掃除機で掃除ができるようにすることです。掃除の時間（＝ノンコア業務）を減らすことを目的とした提案のように見えますが、もうひとつの裏の狙いがありました。
それは、机の上にモノがない時間帯を作ることです。電話や書類棚、コンセントタップも全てなくして、その上で仕事が進められる状態にしようという狙いです。電話もFAXもなくした会社は、これらがどれだけ業務を非効率にするかを知っています。
一方で、電話が当たり前の会社からは「電話がなくなると困る理由」がたくさん出てくるものです。「机の上からモノをなくすためのデジタル化」のように視点を変えることが生産性向上のきっかけになります。（参考：バックオフィスDXを始めるその前に～DX化の陥りやすい落とし穴～）
当事者を作ることが生産性向上への最短コース
上記の取り組みがうまくいった最大の理由は、「全員を当事者にしたこと」です。もちろん、中小企業という組織規模で関わる人数が限られていたからできたことでもあります。
掃除当番制が取り入れられていた同社にとって、掃除をどうするかは全員の関心事です。「掃除をなくす」という全員にとってのメリットを提示することで、全員を当事者にして、本当の狙いの「デジタル化による業務改善」を進めることができました。
掃除をしないという前提を共有しているので、「何をデジタル化すると良いか」をまず考えるようになり、「デジタル化すると困ること」が出にくくなったのです。
そして、それぞれが思い思いに意見を出し合い、楽しく改善案を検討することができました。今では在宅勤務が可能な本社機能を実現できています。
生産性向上の第一歩となる「やらなくてもいい業務を見つける」ことの動機付けは、人数の少ない中小企業だからこそできる方法があるものです。
社員のモチベーションを高めながら、デジタル化を推進し、生産性を向上させていきましょう！
（参考：バックオフィスのDX推進に必要なこととは）
やらなくてもいい業務を見つけ、効果的な生産性向上・業務改善を目指すために役立つフレームワークが「ECRSの原則」です。この「ECRSの原則」をもとに業務を見直し、PDCAサイクルを回すことで業務改善の効果を最大化できます。詳細は下記資料よりご覧いただけます。
