成功する業務改善の進め方とは

業務改善とは、業務の目的や手順を見直し、業務を効率化することです。業務改善の目的は企業によって様々ですが、多くは生産性向上や労働環境の改善、コスト削減を目的として改善活動を行っています。

企業の業績向上や事業拡大に伴い、業務量は必然的に増加します。そのような中で、従来の業務フローや手順のままでは個人の能力を超えたムリな業務量が発生したり、負荷が大きいムダな作業が残ったままになったりしてしまい、結果として現場社員の疲弊にとどまらず、コストの肥大化や利益減少に繋がります。

そのため、業績向上や事業拡大を目指す場合は、業務改善による生産性の向上もセットで考える必要があります。（参考：社員数そのままで売上4.5倍を実現！取り組んだこととは？）

しかし、業務改善の成功には時間や労力がかかります。失敗しない業務改善には何が必要でしょうか？本コラムでは、業務改善を失敗させない進め方についてご紹介いたします。

よくあるつまづき①：明確な目標設定、社内共有がされていない
業務改善を継続的に進めていくためには、残業や二重登録によるタイムロスなどの業務の課題を解決し、その後企業としてどうなりたいかという「あるべき姿」を言語化することが必要です。
また、言語化したあるべき姿や目的を経営層のみで留めておくのではなく、現場に共有することが重要です。

共通認識を持たないまま進めてしまうと、業務改善がうまく進まない原因となります。会社視点と現場視点で繰り返し目標を共有することで、社員を巻き込んだ業務改善になり得ます。（参考：現場を巻き込む業務改善の始め方）

よくあるつまづき②：成果や効果が見えない
業務の可視化を行い、課題抽出を実施した後にはゴール設定と改善計画の策定に進みます。例えば、残業削減を目的とした場合、残業時間がどれくらい減り、人事生産性がどれくらい上がったのかなどを数値で見える化します。成果や効果が見えないまま進めてしまうと、モチベーションの維持が困難になることで改善活動が停滞してしまい、業務の可視化で終わってしまうことがよくあります。

業務改善が目的とならないように、ゴールやあるべき姿を数値などの目に見える形にすることが重要です。

■Step1：あるべき姿の検討
このステップを飛ばして業務の可視化を始めてしまうと業務改善が頓挫してしまいやすくなります。途中でつまずかないために、企業としてのあるべき姿を言語化して、社内共有までを行いましょう。

■Step2：業務可視化
現場社員へのヒアリングを中心に、既存業務をだれが、どのような手順で、どれくらいの時間を割いているのかを見える化します。管理者含め社員自身が業務内容や手順を把握しきれていないという状態をなくし、課題整理を進めていきましょう。（参考：バックオフィスの業務改善に必要なこととは）

■Step3：課題把握・整理
ECRSの原則や業務マトリクスなどのフレームワークを活用して、改善すべき課題の優先順位付けを実施しましょう。（参考：業務改善の優先順位付けや課題発見に利用できるおすすめの定番フレームワーク6選）

■Step4：改善施策の検討・実施
どのような改善施策をすべきかだけでなく、スケジュールと担当者、コストまでを計画に落とし込むことが必要になります。（参考：効果を上げる！バックオフィス生産性向上～営業事務編【契約書業務】／効果を上げる！バックオフィス生産性向上～経理部門編【入金消込業務】）

■Step5：振り返り
業務改善は、一度きりでなくPDCAを回し、継続して実施することが必要となります。

何をゴールとするかによって、業務改善の手段やスケジュールは様々です。また、特に緊急性を低く見られがちな間接部門の業務改善活動は、スケジュールを後ろ倒しにされやすいので、自社で行う場合には通常業務と並行しながら計画的に進められなければ「いつまでも終わらない」「最後までやり切れない」といった事態に陥ってしまいます。

自社で業務改善をやり切れるか不安、進め方が今のままで合っているかわからない等お悩みがある方は、下記資料をぜひご活用ください。