デジタルツールの導入効果を高める前準備とは

DX化推進のために、多くの企業がデジタルツールの導入に取り組まれています。
しかし、導入が成功したかと問われると「変化はあったが期待したほどの効果ではなかった」、「活用しきれていない」というように、満足できていないお声を聞くことがあります。
特にSaaS製品においては、
・自社に合わなかった
・機能を使いきれていない
という理由でリプレイスを検討される企業も少なくありません。

せっかくの取り組みが思うような結果に結びついていない原因のひとつに「なぜそのツールを選択したのか？」が曖昧であることが挙げられます。
つまり、「これから導入するツールに何を求めているのか（要求）」が適切に整理できていない状態で、ツール選択や導入をスタートしてしまっているのです。

システム開発の際に必要な「要件定義」とは別に、その前段階に定める必要があるものとして「要求定義」があります。

要求定義：システムに求める要望や希望を集約し、実現したいことを明文化した利用者視点のもの
要件定義：要求を受け、システムにどのような機能が必要か、どのように動かしていくのかを定義した開発視点のもの

システム開発においては、いずれも初期段階に実施されます。
これらの各定義は、自社に合わせて開発していくなかで必要になるものというイメージが強いと思いますが、SaaS製品の導入においても、要求定義は必要です。

特にSaaS製品はサービス提供事業者が管理を行うため、自社のニーズに合わせた自由な開発ができません。そのため、
・要求は具体的に決定しているか
・要求の優先事項を明確にできているか
・いかに要求の実現に近いものを選べるか
が重要です。
（参考：システムの導入・リプレイスを失敗させないための秘訣）

ではどのように要求の整理を進めるとよいのでしょうか。
大きく３つのステップに分けられます。

①：現状業務の把握
まずは関係範囲の現行業務を棚卸し、フロー図を用いて業務の流れや作業手順、また関係部署間のつながりを可視化します。

②：問題・課題の分析
次に理想（To-Be）はどのような形であるかを設定します。
把握した現状（As-Is）から理想（To-Be）に対してどのようなギャップ（課題）があるのか、
また何を解決すべきなのかを検討します。

③：実現したいことを言語化する
「誰の、どんな課題を、どのように解決したいのか」を言語化し、関係者で目線合わせを行い、自社としての要求を整理します。

これらのステップを踏むことで、利用者がシステムに対して何を求めているのかを明らかにする、いわゆる要求定義を定めることが可能です。

また、要求を整理していくうえでは以下のポイントを念頭に置いて進めると、ツール導入の効果を最大限に引き出すことにつながります。

●偏りを防ぎ全体最適な定義ができるよう利用者の現状と要求を網羅的に把握すること
●理想に目が向きがちであるため、「何のための、何を解決したいのか」を問いながら進めること
●デジタルツールの導入だけでは解決できない課題があることも理解し、それに対して運用フローやルールをどのように変えるかという視点ももつこと

これからツールを導入される場合も入れ替えを検討される場合も、要求を曖昧にしたまま進めるのではなく、まずは自社の選定基準を明らかにしましょう。
要求が膨れ上がり、優先順位が決めづらい場合はベンダーやコンサルタントなどの第三者を巻き込みながら実施する方法も有効です。
（当社コンサルタントとの無料個別相談はこちらからお申し込みいただけます）

しっかりとした前準備（要求定義）がデジタルツール導入の成功へは欠かせません。
自社の要求定義を明確にすることができましたら、以下の資料もご参考いただきながらシステム比較・選定のステップへ進みましょう！