グループウェアとは？選定ポイントと併せて解説

グループウェアには様々な種類があり、有効活用するためにはそれぞれのニーズに合ったツールを選ぶことが重要です。ポイントの１つとして、「クラウド型」か「オンプレミス型」かという選択があります。

クラウド型グループウェアはインターネットを通じてサービスを利用する形態で、いつでもどこからでもアクセスが可能です。また、導入コストや運用にかかる負担も大幅に軽減することができます。一方、オンプレミス型グループウェアは、自社のサーバーにインストールして運用する形態で、データの管理・保管を自社で行う事が出来ます。これにより、セキュリティ面で高い要件を満たすことができます。

他にも以下のようなポイントを押さえて選定をしましょう。

・使いやすさ　　　　：ユーザーインターフェースが直感的で使いやすいかどうか、試用期間などを利用して確認しましょう。

・セキュリティ　　　：セキュリティは非常に重要です。暗号化や認証、バックアップ対策の有無などを確認しましょう。

・コスト　　　　　　：初期費用や月額費用、追加機能の料金など、総合的なコストを比較しましょう。

・他システムとの連携：現在使用している他システムとの相性を確認しましょう。

グループウェアを導入することによるメリットの一つに情報共有やコミュニケーションの効率化があります。リアルタイムのチャットやメール機能により、迅速な情報伝達が可能となります。その他にも多岐に渡る機能の活用で生産性向上が見込まれます。例えばタスク管理機能を使うことで、進捗状況やタスクの割り当てなどを関係者がリアルタイムで把握できるようになります。これにより、情報の伝達ミスやダブルブッキングを防ぐことに繋がります。

しかし、導入にはデメリットも存在します。導入コストやライセンス費用など、導入費用が発生するだけでなく、新しいツールに慣れるまでの期間やトレーニングが必要になるため、最初から高い効果を得るのは難しい場合がほとんどです。

ただし早期に有効活用に繋げることで、導入コスト以上の価値により早く繋がることも事実です。そのためにもまずは自社の現状を把握し、具体的にグループウェアに求める条件を明確にするところから始めましょう。

最後に、実際の事例をご紹介します。

・従業員数：約50名

・各部署間の情報共有がうまく行かず、プロジェクトの進捗が遅れることが頻発していた。また、リモートワークの導入が進む中で、コミュニケーション手段の整備が急務となっていた。

before：

各部署独自の方法で情報を管理しており、異なる部署間の情報共有が非常に困難であった。また、メールのやり取りに時間がかかり、重要な連絡が遅延することも多かった。

after：

グループウェア導入後、プロジェクト管理ツール、チャット機能、ドキュメント共有機能をフル活用することで、各部署間の情報共有がスムーズになり、プロジェクトの進捗が大幅に改善された。リモートワーク環境でも問題なくコミュニケーションが取れるようになり、生産性が向上した。

・従業員数：約200名

・ペーパーレス化と業務効率化を目指し、従来のメール管理から抜本的改革を図ろうとした。

before：

メールとエクセルでタスク管理や情報共有を行っており、データの重複や情報漏れが発生していた。また、承認フローも紙ベースで行われていた。

after：

グループウェア導入後、初期段階でのユーザー教育や導入サポートが不十分であったため、従業員が新しいツールを使いこなせなかった。その結果、既存のメールやエクセルに戻る社員が多く、新しいシステムが形骸化してしまった。また、適切なカスタマイズが行われておらず、業務フローに適合しない部分が多かったため、業務効率が向上するどころか逆に悪化した。

これらの違いから、導入前の綿密な計画、ユーザートレーニング、導入後のサポートが、成功の鍵であることがわかります。効果を最大限に引き出すためには、グループウェアの選定から導入までの各段階で重要なポイントをしっかりと押さえ、賢明な選択を目指しましょう。