自社に最適なシステム導入検討の基本と実践

DX戦略を成功させるためには、まず現状の業務とシステム（As-Is）を正確に把握し、理想とする「あるべき姿」（To-Be）を明確に描くことが出発点になります。この現状と理想のギャップこそが、解決すべき「課題」となるためです。システム選定は、この課題を埋めるための具体的な「解決策」の一つとして位置づけられます。

具体的なシステム選定に進む前には、業務内容を整理する業務棚卸データ、業務の流れを可視化する業務フローデータ、そして業務にかかる時間を把握する業務工数データなどを準備することが重要です。これにより、関係者間で実現したい内容の認識を統一し、後のシステム選定の基盤を固めることができます。

DX推進における最初の方針として、会社全体での目的と、いつまでにどのような成果を目指すのかという大枠の実行計画を立てることも不可欠です。この方針がシステム選定全体の軸となり、迷った際の立ち返る場所となるでしょう。

新しいシステムを導入したり、既存の基幹システムを改修したりするDX戦略では、システム選定前のフェーズが重要です。特に既存業務のあり方を変革するDX化・業務改革を進める上では、以下の5つのステップを踏むことが必要となります。

1. 1. 方針と実行計画の立案: 会社全体としてのDX推進方針と、いつまでに着手し、実現するまでの大まかなスケジュールを立案します。
2. 2. 現状業務の把握: DXや業務改善の対象範囲における現状の業務状況、すなわち業務内容、業務遂行フロー、利用システム、工数などを把握します。
3. 3. 問題分析と課題設定: 把握した現状から、あるべき姿とのギャップを分析し、問題に対する課題を整理します。
4. 4. 課題解決案の立案: 整理された課題に対し、業務、システム、組織の側面からステークホルダーと検討し、具体的な解決手段を導き出します。
5. 5. デジタル化要件の整理: 解決案の中でシステムが関係する部分について、自社に必要な要件を洗い出し、新規導入か一部更新かを検討し整理します。

これらのステップを踏むことで、システム導入が単なる目的化することを防ぎ、自社の課題解決に即した選定が可能になります。

システム開発や導入を進めるDX戦略において、自社に最適な導入パターンを選択することは、プロジェクトの成否を分ける重要な意思決定になります。大きく分けて以下の3つの開発・導入パターンがあります。

1. 1. パッケージ導入: 標準的な要件を満たした、既に完成されているシステムを導入するパターンです。自社の業務を導入するシステムに合わせることで、短期間での導入に適しています。カスタマイズ性は低いですが、費用や期間を抑えたい場合に有効です。
2. 2. パッケージ開発導入: ベースとなる既存パッケージシステムを元に、一部自社独自の業務に合わせてカスタマイズを行うパターンです。標準機能では対応しきれない部分を補いつつ、ゼロから開発するよりも費用や期間を抑えられます。
3. 3. スクラッチ開発導入: ベースとなるシステムがなく、ゼロから完全に独自開発を行うパターンです。自社独自の業務に合わせた専用システムを構築したい場合に最適で、カスタマイズ性は最も高いです。しかし、その分費用や期間は高くなる傾向にあり、選定の難易度も高まります。

企業がITインフラを選ぶ際、自社でサーバーを管理する「オンプレミス」と、外部サービスを利用する「クラウド」という選択肢があります。

オンプレミスのメリットは、高いカスタマイズ性と強固なセキュリティです。自社基準で厳密なデータ管理が可能で、機密情報管理が求められる業種に適しています。しかし、初期導入・運用コストが高く、リソース拡張に時間がかかる点がデメリットになります。
一方、クラウドのメリットは、初期投資が少なく、必要なリソースを柔軟かつスピーディに増減できる高い拡張性です。運用負担軽減や災害時の可用性も大きな利点です。しかし、データが外部に保存されるためセキュリティ懸念が生じ、インターネット接続への依存、コスト予測の難しさなどがデメリットとして挙げられます。
近年は、オンプレミスとクラウドの利点を組み合わせた「ハイブリッドクラウド」が注目されています。機密データはオンプレミス、負荷変動が大きい業務はクラウドで運用するなど、強みを活かした柔軟なITインフラ戦略の策定が重要です。

DX戦略を成功させるためには、システム導入後の運用までを見据えた計画と、継続的な改善が不可欠です。システム選定後のステップでは、ベンダー決定後、要求定義から要件定義、基本設計、詳細設計、開発、テスト、そして運用へと進んでいきます。これらの各ステップでは、ベンダーとの密な連携に加え、貴社内のステークホルダーを巻き込みながらプロジェクトを進めることが重要になります。
運用開始後も、システムが仕様通りに動作するか継続的に確認し、問題点や改善点を定期的に見直す必要があります。導入時に設定したKPIに基づいた評価を行い、システムや業務プロセスの調整を行うことが重要です。また、従業員からのフィードバックを収集し、システム運用改善に役立てることで、現場に即した最適なシステムにつなげることが可能となります。

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