スタッフ部門改善のゴールは削減ではない
企業における各部署は主に直接部門と間接部門に分けられます。そのうちの間接部門においては、更に「バックオフィス」と「ミドルオフィス」に分類することができます。
バックオフィスとミドルオフィスの違いについては下記コラムにてご紹介しております。「バックオフィス・ミドルオフィスとは？-みんなのための間接部門-」
コロナの影響でスタッフ部門の見直しが注目されていますが、見直しの基準として、事業部門とスタッフ部門の比率を把握することが大切で、スタッフ部門の比率が10％を超えていれば間違いなく見直しをすることをお勧めします。
ただ見直しをする際に、何から手を着ければ良いのか、見直しを進めるとスタッフ部門から不信感を持たれてしまうのではないか、と悩む経営者や部門長も多いかと思います。
削減を目的にすると難易度が上がるため、スタッフ部門を「利益を生み出す部門」にシフトをすることを目的とすることが大切です。例えば、カスタマーサクセスやインサイドセールス部隊にシフトしたスタッフが新たな能力を開花させ、コスト部門からプロフィット部門に転換することが可能になります。
見直しを行う前に企業の施策にあった改善目的を設定することが重要です。
部門改善には工数管理が第一歩
バックオフィス・ミドルオフィス部門のスタッフから「私たち頑張っています」と言われたり、改善の話をすると「忙しいので改善を考える時間がありません」「私たちの業務は特殊で改善は難しいです」という声を聞くことはありませんか？その状態を放置していると、成果が見えず、属人化、ブラックボックス化する可能性が高いです。
まずは、スタッフ部門の工数を見てみることをお勧めします。 スタッフ部門に工数管理をさせている企業は珍しく、そこまでする必要があるのかと疑問を持たれるかもしれませんが、業務を可視化するためには工数を正しく把握する必要があります。
経営者や部門長はもちろんですが、スタッフ自身もどのような業務にどのくらいの時間をかけているかを意外と理解していません。工数をみることにより、会社が重要としている業務よりも重要度の低い業務に時間を割いている可能性なども見えてきます。工数管理による業務可視化が改善の第一歩となります。
工数管理は改善の必要性を認識する手法
工数から業務単価や配属適性人数はもちろんですが、業務の重複やスタッフ部門の組織再編等の業務の改善ポイントも見え、一気に改善がすすみます。
この工数からの改善は、弊社自身が導入した事例です。 メンバーの働きが可視化され業務改善がすすむにつれ、まず管理職の意識が大きく変わりました。 一番の効果は、配属メンバー数と業務単価や価値の可視化により「忙しいので社員の追加・採用をしてください」という発言がなくなりました。また工数の空きを把握した際に、別部門の業務補完や新しい業務の提供などを能動的に行う社員が増加しました。社員一人一人が自らの業務を認識することで、一人当たりの生産性を上げ、スタッフの1/4をプロフィット化に転換させることに成功しました。もちろん承認欲求を満たす必要もあるため、評価を連動させることも重要です。
スタッフ自身が認識することにより、スタッフ部門を少数精鋭とし、稼げる部門にシフトすることでスタッフの活性化に繋がります。
下記資料では、工数データの基本的な活用方法や分析視点もご紹介しています。ぜひ、ご覧くださいませ。
