過去の自分から成長するスキルアップの習慣づくり

毎年、秋になると手帳が文具店や雑貨店の店頭に並び、雑誌の特集や書籍の新刊がでたりと、手帳の書き方や手帳術は多くの方を魅了していますね。多種多様な手帳術に目をこらし、見るだけでもわくわくします。今年はリモートワークや家での時間が増えたことにより、手帳の必要性や利用目的に悩むことはないでしょうか？

手帳の役割を「スケジュール管理」とだけ捉えていると、なかなか続かなかったり、見る機会や持ち歩く機会が減って活用ができません。結果スマートフォンやPCで管理できるデジタルツールに完全にシフトしてしまうということもあるかと思います。そこで手帳を使う目的を改めて考え直してみましょう。

スマートフォンの普及によりスケジュール管理のデジタル化がはじまりました。とはいえ完全にデジタル管理へ移行しているわけではなく、手帳と併用してうまく使い分けている方、手帳での管理がメインの方もまだまだ多いかと思います。

当社でも全社員が業務のスケジュール管理にデジタルの共有カレンダー（Googleカレンダー）を利用していますが、手帳を併用してタスクを管理したり、メモに使用している様子がみられました。ですがコロナ禍において出社での勤務と自宅でのリモート勤務を併用する体制となった今では自分一人でスケジュールを管理するには限界があります。

そこでデジタルと同期できない＝周りと状況を共有することができない「手帳」というツールをやめるのではなく「スキルアップのための振り返りツール」としての活用をおすすめします。 毎日のスケジュールやタスクの管理はデジタルツールに集約し、手帳をつかって個人の目標設定と振り返りを習慣化することで成果の見えずらい業務があったとしても日々の変化をモチベーションにつなげていくことができます。

目まぐるしく変化する日々の中で、目の前の仕事をこなすことでいっぱいになってしまうと「何が変わったのか」「何ができたのか」「何を求められているのか」といった１つ１つの情報がバラバラになり、仕事への意欲も下がりがちです。特に直接的にお客様に商品やサービスを提供するわけではないバックオフィス部門においては自分のやってきたことの価値を自分自身が見失ってしまうことにつながりかねません。

そこで大切なことが毎日の業務の振り返りです。 業務の振り返りをする意図は２つです。

１つめは、設定したゴールに対して、実施内容の成果を把握すること。

２つめは、成功したポイントをルール化をすること。

この２つが揃うことで次の提案ができるようになります。 バックオフィス部門の業務は、１つ１つ積み上げて作り上げてきた業務が多いですが、それゆえに付加されたことで業務量が膨れ上がってしまっている場合があります。毎日、ただ作業のように仕事をこなしてしまっては、気づかぬうちにコストがあがり、生産性が下がり、ただ疲労感だけが増えていく負のサイクルに入ってしまいます。

1日1歩、きれいに進めない日があっても、「進んだ！」に気づくために、変化を記録し、振り返ることで次の1歩に向かうのです。

書き方はシンプルです。

朝：今日1番の頑張りどころを決める

夕：今日の出来事を１つ決めて、「できた」または「頑張った」ポイントを書く

これだけです。毎日続けることが重要なので、１つで構いません。慣れてきて３つくらい書けるようになるとバリエーションが増え、自分の視野が広がることを実感できます。 頑張りどころは、自分で決めます。

・10：00～の〇〇会議で～について発言する

・14：00～の会議は議事録役を立候補する

・先方に送る資料を約束より1時間早く送付する

・〇〇先輩に～のことを教わるお願いをする

・17時に退勤するために～の資料を10時までに取り寄せる

・～社のプレゼン内容を、1発OKで成功させる！

など、仕事に関するポイントは些細なことから、勝負の場面でも構いません。 毎日「何をしたいのか」「何ができたのか」を認識し振り返ることで自分が何を大切にしていて、何が得意なのか、何をしているときにやりがいを感じるかなどに気付くことができます。この気付きこそがスキルアップの種なのです。

日々の業務の振り返りの中で自分の強みが何かを理解し自信をもって仕事と向き合うことがモチベーションとパフォーマンスの向上につながります。

どんなに些細な仕事でも「成果」を出すために日々業務をしています。そこには必ず、自分にとっての「成長の機会」はあります。成長を可視化するためには目標、すなわち目指す姿をきめなければいけません。業務ではそれをプランの中に含めますが、自分自身の成長プランにも、目指す姿があるとイメージしやすいはずです。手帳を活用して自身の更なるスキルアップをめざしてみてはいかがでしょうか。

下記資料では正しい目標設定や目標を実行へ導く面談についてより詳細に説明しています。実際にご利用いただける面談チェックリストも付いておりますので、ぜひご活用くださいませ。

バックオフィスの生産性向上を
現場から実現する目標管理 
～すぐ使える！面談チェックリスト付き～