ミドル・バックオフィス業務の生産性を向上させるための第一ステップは、仕事を可視化し定量的に評価ができる状態にすることです。今回は可視化・定量化のために実際に当社で行っている手法（管理会計）として、業務別損益管理と部門別損益管理をご紹介します。
業務別損益管理で業務を可視化する
はじめにミドル・バックオフィス業務の価値を可視化しましょう。
各部署で業務項目を整理・分類し、それぞれに「業務番号」を付与します。次に業務の単価を設定します。単価が適正かどうかはその業務を提供する直接部門に判断してもらいます。「自分の仕事をこの金額で買ってほしい」と交渉するのです。そして処理した件数をカウントして毎月の売上額を確定します。料金は業務を提供した直接部門に請求します。
業務毎の売上が確定したら次は経費を計算します。ミドル・バックオフィス業務の経費の大半は人件費なので、どの業務にどれだけの工数がかかっているかを把握する必要があります。担当者に毎日「どの業務に何時間費やしたか」を記録してもらい、工数時間と担当者の時間単価をかけて業務にかかる人件費総額を割り出します。さらにその他の業務に紐づく経費と共通費を配賦して、業務毎の経費と利益を確定します。
これが基本的な業務別損益管理のスタートとなります。 業務番号毎の利益が出るようになったら、それを月次でチェックして不採算業務を洗い出します。毎月赤字の業務があればそれは見直しが必要なサインです。単価を見直して直接部門へ再交渉すると共に、工数削減の方法を検討しましょう。もし、直接部門との単価見直し交渉が合意に至らなかったり、工数の削減ができない場合は、外部のBPO事業者にアウトソースすることも視野に入れて、抜本的な業務改善を検討する必要があると考えられます。
部門別損益管理による指標づくり
業務別利益管理ができていたら、部門別損益管理は比較的容易に実現することができます。部門の売上と利益について期初に予算（目標）設定し、予算達成率で評価します。
利益を算出する際、共通費の配賦には注意が必要です。配賦された共通費は部門長からするとアンコントロールコストなので納得されないことが多いものです。人数按分、売上按分、工数按分など、しっかりと時間をかけて議論し納得性の高い配賦基準を選択してください。勘定科目別に配賦基準を変える方法もありますが、あまり複雑にするとかえって管理コストがかかるので、納得性を担保しつつ、基準はできるだけシンプルな方が良いでしょう。 また、部門売上から業務に紐づく外注費などの原価を引いた付加価値額を、部門の工数で割って人時生産性を算出してみましょう。これを指標として設定し、KPIとして月次で追いかけて推移を見たり、部門間の人時生産性を比較することで人員配置の適正化をはかることができます。
避けては通れない工数管理のポイント
製造業では馴染み深い工数管理をミドル・バックオフィス部門に導入することに違和感を覚えるかもしれません。「手間がかかる」と担当者の抵抗受けることもあるでしょう。しかし前述の通り、ミドル・バックオフィス業務にかかるコストの大半は人件費なので業務を可視化する上で正確な工数の管理は避けて通れない必須要件と言えます。
工数管理を成功させるためには入力しやすい専用のツールを導入する必要があります。エクセルなどでフォーマットを作って運用すると、最初はきちんと入力されていてもだんだんといい加減になってきます。月に一度にまとめて入力されるなどいずれ正確な工数が把握できなくなります。ポイントは毎日退社時に工数を入力させることです。できれば勤怠管理システム（タイムカード）と連動したツールを選択するのがベストです。 当社では株式会社チームスピリットのクラウドサービスを利用しています。勤怠管理、工数管理、経費精算に対応し、工数は数秒程度で入力できるのでストレスなく運用ができています。
このようにバックオフィスを可視化・定量化しようと思うと、複数の切り口による損益管理や、工数管理など新たな指標として管理会計を導入する必要があります。はじめは管理者にとってもメンバーにとっても手間と感じることがあるかもしれません。しかし、慣れてしまえば多くの知識や時間を要することではないため、これをいかに早く、日常的に取り入れられるかが生産性向上を推し進めるための最大のポイントとなるのです。
下記資料では、工数データの基本的な活用方法や分析視点もご紹介しています。ぜひ、ご覧くださいませ。
