RPAを導入する業務を見極める
生産性や業務効率を向上させるために、最近流行っているRPAを何となく導入しようと考えていませんか？とりあえず導入してみるという考えではうまくいきません。
・RPAのソフトウェアを導入したはいいが、エラー発生時の対応ができず結局手作業に戻ってしまっている
・実用的じゃないロボットがたくさん生み出されてしまっている
何となくで導入を進めてしまうと、このような状況に陥ってしまう可能性があります。
その原因としてどんなことが考えられるのでしょうか。
それは「準備不足」です。闇雲に取り組み始めたことによる準備不足がRPA導入における失敗の大きな原因の一つとなります。
導入前の準備として、業務の洗い出しや業務フローの見直し、RPA開発担当者の配置などがありますがそれ以前に、「そもそもその業務にRPAを導入する必要があるのか」という視点を持つことが大切です。RPAを導入することで生産性や業務効率の向上につながる業務とそうではない業務が存在するのです。
RPAに向いている業務
次のような特徴を持つ業務は、RPAを導入することで生産性や業務効率の向上を実現することが可能です。
・一定の判断基準に従う反復業務
・標準化されて判断基準が明確な業務
・情報が電子化されている業務
RPAで出来ることは概ね次の4パターンの作業の組み合わせで構成されます。
・システムからダウンロードしたデータを担当者に送信する
・システムにデータを登録する
・サイトの情報を取得して保存する
・ExcelファイルからコピーしたものをPPTファイルにペーストする
例えば「顧客からの申込情報を顧客データベースに登録する業務」のように、大量のデータの処理を複数人で分担して行うような業務はRPAの得意分野です。コピー・ペーストを繰り返す転記作業はRPA導入によって処理時間が短縮されることに加えて、人が行うよりもミスを減らすことに繋がります。人はダブルチェックのみを行うことで作業時間や担当者数の削減が可能になります。
RPAに向いていない業務
逆に次のような特徴を持つ業務は、RPA導入にあまり向いていません。
・判断基準が不明瞭な業務
・パソコン作業と手作業が交互に発生する業務
・作業の内容が毎回異なる変化の多い業務
例えばプレゼン資料のレイアウト変更や文章の作成などにRPAの力は発揮できません。判断基準が曖昧なため、複雑な条件を設定したフローが必要となり、条件変更のためのメンテナンス回数が増えると、手作業より余計に時間がかかってしまうためです。また、紙ベースで行われる業務にも、RPAは力を発揮できません。リストを印刷出力した後に手書きで情報を追加したものを、スキャンしてPDFで保存するような業務などにRPAを導入してもなかなか成果につながらないことが多いでしょう。電子化されていない情報に対してRPAができることはほとんどないといっても過言ではありません。
効果的にRPA導入するためには
RPA導入の効果が得られる業務を正しく選定するためにも、まずは業務の洗い出しを行い、業務フローを見直すことが重要です。
RPA向きの業務においてももちろんですが、たとえRPAに不向きな業務であっても、業務を細分化しRPAが力を発揮しやすい業務フローに変換させることでRPA導入の効果を得られる場合があります。
例えば人の判断が必要な業務の中で、一部だけでも判断基準が明瞭な作業が存在する場合、その作業にのみRPAを導入したり、紙ベースの業務であっても、RPAとOCRなどの別のソリューションを組み合わせることで、自動化するという方法もあります。
この仕事はRPAには向いていないと安易に諦めるのではなく、RPAを導入するために紙ベースの業務をデジタル化したり、処理に必要な判断基準を明瞭化するなど業務全体の改善のきっかけとして取り組む姿勢が重要なのです。
RPA導入で成果を出すためにも、導入検討の段階で業務の洗い出しなどの準備をしっかりと行うことで、RPAを導入する業務を正しく見極めましょう。
RPAの業務選定と優先順位のつけ方についてわかりやすく、より詳しくまとめた資料です。是非併せてご確認下さい。
