失敗から学ぶ！RPA導入でつまずかないために

・上司からRPAについて調べろと言われたが、情報が多すぎて整理しきれなくて困っている
・「残業時間が多い」という問題をRPAで解決しようとしているが、具体的にどうすればよいかわからない
・RPAツールを購入したが問題解決のめどが立たない、むしろ業務の負担になっている…

RPA導入前から安定的に運用できるようになるまでには上記のような様々な困難に直面します。 場合によっては思っていた効果が得られなかったり、逆に工数が増加したと感じてしまうこともあるかもしれません。 自社にはRPA導入は不向きだ…と諦めてしまいたくなるかもしれませんが実はそのような結果に陥ってしまうのにはいくつかパターンがあります。

本記事では失敗に陥りやすいパターンとそうならないためのポイントを導入前の方にもわかりやすくご紹介いたします。

RPAとは Robotic Process Automation の頭文字を取ったもので、仮想知的労働やデジタルワーカーと呼ばれるプログラムが、人間の命令した通りに実行され、担当者の代わりに作業を行います。

具体的には
・ExcelからExcelへの転記作業
・Excelからシステムへの転記作業
・システムへの入力と、入力完了後の担当者へのメール通知の送信
・システムからのデータダウンロード
といった作業を、ロボットに命令して実行させることができます。

RPA導入でその効果を発揮できる業務は上記のような作業、かつ次に該当するものです。
・作業時間が長く、高頻度で発生する業務
・作業担当者が多い業務
・同じような作業が反復して発生する業務
・終業時間外でないとできない処理など、時間が限定される業務
・作業の負荷が高く、自動化への要望が多い業務

RPAは人間だけでは成し得ない業務効率化を実現する力を持っていますがその恩恵を受けるためにはRPAが得意とする領域を正しく理解したうえで導入、運用をする必要があるのです。

RPAというキーワードの流行と、多種多様なRPAツールの登場により、 RPA導入への障壁が低くなり導入に踏み込む企業が増えてきています。 しかし、その企業の多くが事前準備の不足によってうまく活用できず失敗しているのも事実です。

失敗に陥りやすいパターンには例えば以下のようなものがあります。
・RPAツールをとりあえず導入したはいいが、開発に携わる担当者と時間を確保できなかった。
・RPAのシナリオ開発を外注してしまったため、システムの仕様変更やロボットのエラーに対応できなかった。
・導入業務の担当者・システム課のRPA実行者を用意したが、継続的な運用に至らなかった。

これらに共通していることは、事前にRPA導入後の運用を想定した準備ができていなかったという点です。

では失敗に陥らないためにどのような準備を行えばよいのでしょうか？
「とりあえずやってみよう」という感覚でRPAを導入し始めても、
・どの業務にRPAを導入したいのか
・その業務がRPAの導入に向いているのか
・誰が開発するのか
・導入後も安定的に運用できるのか
というように、ツール導入直後からたくさんのことを考えながら進めなければならず、円滑に導入を進めることが難しい場合が多いです。

その結果、
・想定よりも業務時間が削減できず、むしろRPAに関する業務が増えてしまった
・RPAを導入したはいいが、その成果がわかりにくい
・いきなり大きな業務から改善しようとして、なかなかロボットが完成しない
といった問題に発展してしまいます。

そうならないためにはRPA導入、運用の全体像を把握し自社の状況に合わせてどう進めるかを事前にイメージしておくことがなによりも重要なのです。